Excel continua a essere uno degli strumenti più utili per organizzare dati, fare calcoli, creare report, costruire grafici e analizzare informazioni in modo rapido. Nel 2026 resta centrale sia nella versione desktop sia in Excel per il web, con funzioni classiche come formule, tabelle, filtri, grafici e tabelle pivot, affiancate da strumenti più moderni come le matrici dinamiche, CERCA.X e le funzioni basate su Copilot.
Capire come usare Excel non significa solo imparare dove si trovano i pulsanti. Significa soprattutto ragionare in modo ordinato: inserire i dati bene, scegliere il formato corretto, usare formule affidabili e leggere i risultati senza confusione. Questa guida parte dalle basi e arriva fino agli strumenti che fanno davvero la differenza nella pratica quotidiana.
Indice
- Cos’è Excel e a cosa serve davvero
- Come funziona l’interfaccia di Excel
- Primo tutorial passo-passo: creare un foglio utile da zero
- Formule e funzioni fondamentali
- Riferimenti relativi, assoluti e misti
- Tabelle, filtri e ordinamento
- Formattazione condizionale
- Grafici
- Tabelle pivot
- Le funzioni moderne da conoscere nel 2026
- Copilot in Excel
- Trucchi e scorciatoie da tastiera
- Errori comuni da evitare
- Domande frequenti
Cos’è Excel e a cosa serve davvero
Excel è un programma per fogli di calcolo. In pratica serve per inserire dati in celle organizzate in righe e colonne, eseguire calcoli automatici, ordinare e filtrare informazioni, creare grafici e sintetizzare grandi quantità di dati con strumenti come le tabelle pivot. È usato per bilanci familiari, gestione magazzino, preventivi, analisi vendite, pianificazione progetti, controllo ore, report amministrativi e molto altro.
La vera forza di Excel sta nel fatto che può essere semplice o molto avanzato, a seconda di come lo usi. Un principiante può usarlo come tabella ordinata con somme automatiche; un utente più esperto può trasformarlo in uno strumento di analisi, automazione e controllo dati. Per questo è ancora oggi una competenza trasversale utilissima in ufficio, nello studio e nel lavoro freelance.
Come funziona l’interfaccia di Excel
Quando apri Excel lavori dentro una cartella di lavoro, cioè un file che può contenere uno o più fogli. Ogni foglio è composto da colonne identificate da lettere, righe identificate da numeri e celle, cioè gli spazi in cui inserisci testo, numeri, date o formule. Sopra l’area di lavoro trovi la barra multifunzione, che raccoglie i comandi principali, e la barra della formula, che mostra e modifica il contenuto della cella attiva.
All’inizio basta familiarizzare con sette elementi: file, foglio, cella, intervallo, barra multifunzione, barra formula e schede principali come Home, Inserisci, Dati, Formule e Visualizza. Non serve memorizzare tutto subito. La cosa importante è capire che in Excel quasi ogni operazione parte da una selezione: prima scegli la cella o l’intervallo, poi applichi un comando.
Primo tutorial passo-passo: creare un foglio spese da zero
Per capire davvero come usare Excel, il metodo migliore è costruire un file concreto. Un classico esempio è il foglio spese mensile, perché ti permette di usare intestazioni, tabelle, formule, filtri e formati numerici in un unico esercizio.
1. Crea la struttura del foglio
Apri una nuova cartella di lavoro e nella prima riga inserisci queste intestazioni:
- Data
- Descrizione
- Categoria
- Entrate
- Uscite
- Saldo
Adesso compila alcune righe di esempio, ad esempio bollette, affitto, stipendio, spesa, carburante. Il consiglio pratico è usare una colonna per ogni tipo di informazione e non mischiare più dati nella stessa cella. Una tabella pulita è il primo vero segreto per usare bene Excel.
2. Trasforma l’intervallo in tabella
Seleziona i dati e usa Home > Formato come tabella. Excel può convertire l’intervallo in una vera tabella strutturata, con intestazioni, stili pronti e filtri automatici. In alternativa, nelle scorciatoie da tastiera di Excel per Windows è disponibile anche CTRL+L per inserire una tabella.
Questa scelta è molto più importante di quanto sembri. Le tabelle rendono il foglio più leggibile, facilitano filtri e ordinamenti, e aiutano anche nelle formule grazie ai riferimenti strutturati, cioè riferimenti basati sui nomi delle colonne invece che solo su celle come A2 o F14.
3. Blocca la riga delle intestazioni
Quando il foglio cresce e inizi a scorrere verso il basso, è facile perdere di vista le intestazioni. Per evitarlo, vai su Visualizza > Blocca riquadri e blocca la prima riga. In questo modo i nomi delle colonne restano visibili mentre lavori.
4. Inserisci le prime formule utili
Nella colonna Saldo puoi usare una formula semplice come:
=D2-E2
Se la prima riga contiene entrate e uscite, il risultato sarà il saldo di quella singola voce. Per ottenere un saldo progressivo, nella prima riga dati puoi usare la differenza tra entrate e uscite, e nella riga successiva una formula come:
=F2+D3-E3
Poi trascini la formula verso il basso con il quadratino di riempimento. Excel permette infatti di riempire automaticamente celle adiacenti trascinando la maniglia di riempimento.
5. Applica un formato numerico corretto
Dopo aver inserito le formule, formatta le colonne Entrate, Uscite e Saldo come valuta o numero con separatore delle migliaia. Ricorda che Excel usa i separatori di sistema, ma è possibile modificarli nelle opzioni avanzate. Questo è utile quando importi o leggi file con formati numerici diversi.
6. Attiva filtri e ordinamento
Una volta creata la tabella, nelle intestazioni compaiono le frecce per filtrare e ordinare. Potrai vedere solo le spese di una certa categoria, solo i movimenti sopra una certa soglia o ordinare dal più recente al meno recente. È uno dei modi più semplici per trasformare un foglio normale in uno strumento davvero utile.
Formule e funzioni fondamentali
In Excel una formula inizia con il segno di uguale =. Dopo il segno puoi inserire riferimenti a celle, operatori matematici o una funzione, cioè un comando predefinito di Excel. La struttura tipica di una funzione è: nome funzione, parentesi aperta, argomenti separati dal separatore locale, parentesi chiusa. Microsoft ricorda anche che il separatore degli argomenti dipende dalle impostazioni locali di sistema e di Excel: i più comuni sono virgola e punto e virgola.
Per iniziare bene non servono cinquanta formule. Ne bastano poche, ma capite davvero.
SOMMA
Per sommare un intervallo puoi usare:
=SOMMA(D2:D20)
La funzione SOMMA aggiunge valori singoli, riferimenti o intervalli. Se vuoi fare in fretta, puoi anche usare Somma automatica, che inserisce automaticamente una formula di somma vicino ai numeri selezionati.
MEDIA
Per calcolare la media:
=MEDIA(E2:E20)
È utile per spese medie, voti, tempi, quantità o performance. Microsoft la descrive come la funzione che restituisce la media aritmetica degli argomenti selezionati.
Formula percentuale
Se vuoi calcolare, ad esempio, l’IVA o una commissione, una formula tipica può essere:
=B2*22%
oppure
=B2*C2
dove C2 contiene la percentuale. Questo è uno dei casi in cui Excel dimostra subito il suo valore pratico: appena cambi il numero iniziale, tutti i risultati si aggiornano automaticamente.
Formula con testo, numeri e controlli
Un buon principio è questo: usa le celle per i dati, non scrivere numeri “dentro” la formula quando quel valore potrebbe cambiare spesso. Per esempio, se l’aliquota è in H1, è meglio scrivere una formula collegata alla cella invece di digitare il numero ogni volta. In questo modo il foglio sarà più facile da aggiornare e meno soggetto a errori.
Riferimenti relativi, assoluti e misti
Uno degli aspetti che crea più confusione ai principianti è il comportamento dei riferimenti quando una formula viene copiata in altre celle. In Excel esistono riferimenti relativi, assoluti e misti.
Un riferimento relativo, come A2, cambia quando copi la formula in un’altra cella. Un riferimento assoluto, come $A$2, resta bloccato sia sulla colonna sia sulla riga. I riferimenti misti, come $A2 o B$3, bloccano solo una parte. Questo è fondamentale, ad esempio, quando devi moltiplicare molti valori per una stessa aliquota, uno stesso sconto o una stessa tariffa salvata in una sola cella.
Un trucco molto utile: mentre modifichi una formula, puoi selezionare il riferimento nella barra della formula e premere F4 per passare da relativo ad assoluto e alle varianti miste. È una scorciatoia semplice ma potentissima.
Tabelle, filtri e ordinamento
Una delle differenze più grandi tra un foglio “amatoriale” e un foglio “professionale” è l’uso corretto delle tabelle. Quando formatti un intervallo come tabella, Excel aggiunge struttura, coerenza e strumenti di lavoro immediati. Le tabelle possono essere filtrate, ordinate e ridimensionate più facilmente rispetto a un semplice blocco di celle.
Ordinare i dati
L’ordinamento serve a mettere i dati in un ordine logico: alfabetico, numerico, cronologico, per colore o per priorità. Puoi ordinare dal più piccolo al più grande, dal più recente al meno recente, dalla A alla Z o viceversa. Se lavori con dati reali, conviene sempre controllare che le intestazioni siano riconosciute correttamente prima di ordinare.
Filtrare i dati
I filtri sono ancora più utili dell’ordinamento. Ti permettono di mostrare solo ciò che ti serve: ad esempio solo le spese della categoria “Casa”, solo gli importi tra 100 e 500 euro o solo le righe che contengono una certa parola. In Excel puoi applicare filtri a un intervallo o a una tabella direttamente dalla scheda Dati > Filtro o dalle frecce di intestazione.
Perché conviene usare le tabelle invece di un intervallo semplice
Con una tabella hai filtri automatici, stili coerenti, possibilità di aggiungere righe senza rompere la struttura e formule più leggibili grazie ai riferimenti strutturati. In pratica, quando il foglio comincia a crescere, la tabella ti aiuta a non trasformarlo in un caos.
Formattazione condizionale: rendere i dati leggibili a colpo d’occhio
La formattazione condizionale è una delle funzioni più sottovalutate di Excel. Permette di cambiare automaticamente il formato delle celle in base al loro contenuto: colori, icone, barre dati e regole visive che fanno emergere pattern, anomalie e tendenze.
Per esempio, in un foglio spese puoi evidenziare in rosso tutte le uscite sopra i 500 euro, in verde i saldi positivi e con una scala colore i mesi più costosi. Questo non cambia i dati, ma cambia radicalmente la velocità con cui li interpreti. Excel usa proprio la formattazione condizionale per aiutare a esplorare visivamente le informazioni e identificare andamenti o scostamenti.
Un buon uso della formattazione condizionale segue una regola semplice: meno effetti, più chiarezza. Non serve colorare tutto. Basta mettere in evidenza ciò che richiede una decisione.
Come creare grafici in Excel
I grafici servono a trasformare i numeri in una lettura immediata. Invece di analizzare righe e righe di valori, puoi vedere l’andamento delle vendite, il confronto tra categorie, la crescita nel tempo o la distribuzione delle spese in un colpo solo. Excel permette di creare grafici a colonne, barre, linee, torta, dispersione e altri modelli, oltre ai grafici consigliati in base ai dati selezionati.
Il procedimento base è semplice: selezioni i dati, vai su Inserisci, scegli Grafici consigliati oppure il tipo di grafico che preferisci, poi personalizzi titolo, legenda, etichette e stile. Per un foglio spese mensile, il grafico a colonne è perfetto per confrontare gli importi per categoria; il grafico a linee invece è ottimo per mostrare l’andamento nel tempo.
Il trucco più importante non è tecnico ma comunicativo: scegli il grafico in base alla domanda a cui vuoi rispondere. Se vuoi confrontare categorie, usa colonne o barre. Se vuoi mostrare un trend nel tempo, usa una linea. Se scegli il grafico sbagliato, anche dati corretti diventano difficili da leggere.
Tabelle pivot: il modo più rapido per riassumere grandi dati
La tabella pivot è uno degli strumenti più potenti di Excel per riassumere e analizzare dati. Microsoft la descrive come uno strumento capace di calcolare, sintetizzare e mettere in evidenza confronti, pattern e tendenze.
Immagina di avere un elenco di 5.000 vendite con data, prodotto, regione, agente e importo. Leggere tutto riga per riga sarebbe inutile. Con una tabella pivot puoi ottenere in pochi clic:
- totale vendite per regione
- totale vendite per prodotto
- conteggio ordini per agente
- andamento per mese
- confronto tra reparti o clienti
Questa è la ragione per cui Excel è ancora insostituibile in tanti contesti operativi.
Come creare una tabella pivot
- Seleziona una cella all’interno dei dati.
- Vai su Inserisci > Tabella pivot.
- Conferma l’intervallo o la tabella sorgente.
- Scegli se creare la pivot in un nuovo foglio o nello stesso.
- Trascina i campi nelle aree Righe, Colonne, Valori e Filtri.
Per esempio, puoi mettere Categoria nelle righe e Uscite nei valori per ottenere il totale speso per ogni categoria. Poi puoi aggiungere Mese nei filtri per cambiare rapidamente la vista.
Il vantaggio principale delle pivot non è solo il riepilogo, ma la velocità con cui puoi cambiare prospettiva. Con gli stessi dati puoi passare da “spese per categoria” a “spese per mese” in pochi secondi, senza riscrivere formule.
Le funzioni moderne da conoscere nel 2026
Excel non è fermo alle funzioni storiche come SOMMA o CERCA.VERT. Negli ultimi anni Microsoft ha introdotto strumenti molto più comodi, soprattutto grazie alle matrici dinamiche, che permettono a una singola formula di restituire più risultati in celle adiacenti. Questo comportamento è chiamato espansione.
CERCA.X
La funzione CERCA.X è una versione più moderna e flessibile delle vecchie funzioni di ricerca. Microsoft la presenta come una funzione che cerca un valore in una colonna e restituisce il risultato corrispondente dalla stessa riga, indipendentemente dal lato in cui si trova la colonna del risultato. Inoltre, nelle funzioni di ricerca e riferimento Microsoft segnala esplicitamente CERCA.X come versione migliorata di CERCA.V, capace di funzionare in qualsiasi direzione e di restituire corrispondenze esatte per impostazione predefinita.
Esempio pratico:
=CERCA.X(A2;Prodotti[Codice];Prodotti[Prezzo])
Se in A2 hai il codice prodotto, Excel restituisce il prezzo corrispondente senza costringerti a costruire tabelle “da sinistra a destra” come succedeva spesso con CERCA.V.
FILTRO
La funzione FILTRO consente di estrarre solo le righe che rispettano una condizione. È perfetta per creare viste dinamiche senza usare ogni volta i filtri manuali dell’interfaccia.
Esempio:
=FILTRO(A2:F100;E2:E100>500;"Nessun risultato")
Con questa formula puoi mostrare solo le righe in cui la colonna E supera 500. È comodissima per dashboard, report rapidi e controlli automatici.
UNICI
UNICI restituisce i valori unici di un intervallo e si espande automaticamente nelle celle adiacenti. È ideale per ottenere l’elenco senza duplicati di clienti, categorie, città, reparti o codici.
Esempio:
=UNICI(C2:C200)
Se la colonna contiene categorie ripetute, Excel genera un elenco pulito senza dover copiare, incollare e rimuovere duplicati manualmente.
DATI.ORDINA
La funzione DATI.ORDINA permette di ordinare dinamicamente un intervallo o una matrice. È utile quando vuoi creare una vista ordinata che si aggiorna da sola.
Esempio:
=DATI.ORDINA(A2:F100;5;-1)
In questo caso il contenuto viene ordinato in base alla quinta colonna in ordine decrescente. È ottimo per mostrare i valori più alti senza alterare il dataset originale.
SEQUENZA
SEQUENZA genera elenchi numerici automatici in forma di matrice. Può sembrare semplice, ma è preziosa per creare numerazioni, calendari, strutture di test e modelli dinamici.
Esempio:
=SEQUENZA(12)
Excel restituirà una lista da 1 a 12 in celle consecutive.
Un dettaglio importante sulle matrici dinamiche
Le formule di matrice dinamica si espandono nelle celle vicine. Per questo serve spazio libero intorno alla formula. Inoltre Microsoft segnala che il supporto tra cartelle di lavoro è limitato: in alcuni scenari, se il file di origine collegato viene chiuso, una formula di matrice dinamica può restituire un errore #RIF! al refresh. È un dettaglio tecnico che conviene conoscere, soprattutto quando lavori con file collegati.
Copilot in Excel: cosa può fare davvero
Nel 2026 parlare di Excel senza citare l’intelligenza artificiale sarebbe incompleto. Nelle versioni e negli abbonamenti compatibili, Copilot in Excel può aiutare a riassumere dati, suggerire formule, creare formattazioni, evidenziare pattern, filtrare informazioni e persino creare grafici partendo da richieste in linguaggio naturale. Microsoft indica anche che, per leggere bene i dati, Copilot funziona al meglio quando il contenuto è organizzato in una tabella o in un intervallo supportato.
In pratica, invece di cercare manualmente una funzione, puoi scrivere richieste come:
- “Mostra i mesi con uscite più alte”
- “Crea un grafico delle vendite per categoria”
- “Suggerisci una formula per calcolare il margine”
- “Evidenzia le righe con valori anomali”
Questo non sostituisce la comprensione di Excel, ma accelera molte operazioni ripetitive e aiuta soprattutto chi conosce l’obiettivo ma non ricorda la funzione giusta.
Va però tenuto presente che la disponibilità di Copilot dipende da versione dell’app, licenza, sottoscrizione e in alcuni casi da requisiti come AutoSave attivo e file salvato in OneDrive. Microsoft segnala anche che alcune funzionalità premium richiedono licenze specifiche.
Trucchi e scorciatoie che fanno risparmiare tempo
Molti utenti usano Excel per anni senza sfruttare le scorciatoie più utili. Eppure bastano poche combinazioni per velocizzare tantissimo il lavoro quotidiano. Microsoft mantiene un elenco ufficiale molto esteso di tasti rapidi per Excel su Windows e Mac.
Ecco quelle da imparare per prime:
- CTRL+S per salvare
- CTRL+C per copiare
- CTRL+V per incollare
- CTRL+Z per annullare
- CTRL+F per trovare
- CTRL+L per inserire una tabella
- ALT per mostrare i Key Tips della barra multifunzione
- F4 per cambiare il tipo di riferimento in una formula
- ALT+INVIO per andare a capo dentro la stessa cella
Queste scorciatoie sono documentate nelle pagine ufficiali Microsoft dedicate a Excel e velocizzano attività che altrimenti richiederebbero molti clic ripetitivi.
Un altro trucco spesso ignorato è il quadratino di riempimento. Trascinandolo puoi copiare formule, proseguire serie numeriche, date o modelli di testo. Excel supporta sia il riempimento automatico dei dati sia il riempimento delle formule nelle celle adiacenti.
Errori comuni da evitare quando inizi a usare Excel
1. Scrivere dati disordinati
Un errore classico è mettere più informazioni nella stessa cella, usare righe vuote decorative o intestazioni poco chiare. Questo rende filtri, tabelle pivot e formule molto più difficili. Se i dati devono essere analizzati, ogni colonna deve avere un significato preciso.
2. Non trasformare l’intervallo in tabella
Molti fogli nascono bene e si rovinano quando crescono. Convertire subito i dati in tabella evita parecchi problemi e semplifica tutto il flusso di lavoro, dai filtri ai riferimenti strutturati.
3. Copiare formule senza bloccare le celle giuste
Se una formula fa riferimento a un valore fisso, come un’aliquota o una percentuale comune, spesso serve un riferimento assoluto. Se non lo blocchi, i risultati cambiano quando trascini la formula.
4. Ordinare male i dati
Quando ordini, devi essere sicuro di agire sull’intera tabella o intervallo corretto. L’ordinamento è uno strumento potentissimo, ma va usato con attenzione e con intestazioni ben riconosciute.
5. Usare il separatore sbagliato nelle formule
Se una formula non funziona, non è detto che il problema sia la logica. Microsoft ricorda che il separatore degli argomenti dipende dalle impostazioni locali: i più comuni sono virgola e punto e virgola. In molte installazioni italiane il punto e virgola è frequente, ma non è una regola universale.
6. Ignorare il comportamento delle matrici dinamiche
Le formule moderne che si espandono automaticamente sono comodissime, ma hanno bisogno di celle libere intorno e in alcuni casi possono dare #RIF! quando fanno riferimento a cartelle chiuse. Se non conosci questa caratteristica, rischi di pensare che il foglio sia “rotto” quando in realtà è solo un limite di compatibilità.
Domande frequenti su Excel
Excel è difficile da imparare?
No, se lo impari per livelli. Le basi vere sono poche: inserire dati bene, usare SOMMA e MEDIA, capire riferimenti e trasformare gli intervalli in tabelle. Da lì puoi aggiungere filtri, grafici e pivot con molta più facilità.
Qual è la differenza tra formula e funzione?
La formula è qualsiasi espressione che inizi con =. La funzione è un comando predefinito di Excel, come SOMMA, MEDIA o CERCA.X, che puoi inserire dentro una formula.
CERCA.V è ancora utile o conviene usare CERCA.X?
CERCA.V esiste ancora, ma Microsoft indica esplicitamente CERCA.X come versione migliorata, più comoda e più flessibile, capace di cercare in qualsiasi direzione e di usare corrispondenze esatte per impostazione predefinita. Per i nuovi file, nella maggior parte dei casi conviene partire da CERCA.X.
Perché una formula non funziona?
Le cause più comuni sono: separatore sbagliato, riferimenti errati, celle con testo invece che numeri o struttura della formula non corretta. Anche le impostazioni locali incidono sul modo in cui Excel interpreta alcuni argomenti.
Le tabelle pivot sono solo per utenti avanzati?
No. Sono potenti, ma il meccanismo base è molto semplice: selezioni i dati, crei la pivot e trascini i campi nelle aree giuste. Dopo pochi minuti diventano uno degli strumenti più comodi di tutto Excel.
Posso usare l’intelligenza artificiale in Excel?
Sì, nelle versioni e licenze compatibili puoi usare Copilot in Excel per suggerimenti, riepiloghi, formule, formattazioni e grafici. La disponibilità dipende però dal tipo di sottoscrizione e da specifici requisiti tecnici.
Conclusione
Imparare a usare Excel nel 2026 significa costruire un metodo, non solo conoscere qualche comando. Prima organizzi bene i dati, poi usi tabelle e filtri, quindi aggiungi formule, grafici e pivot. Solo dopo ha senso passare alle funzioni più moderne come CERCA.X, FILTRO o alle funzioni AI di Copilot. Questo approccio progressivo rende Excel molto meno intimidatorio e molto più utile nella pratica.
La parte migliore è che ogni miglioramento si sente subito: un file più ordinato, un report più leggibile, un calcolo più affidabile, una risposta più rapida. Ed è proprio questo il valore di una guida pratica: trasformare uno strumento apparentemente complesso in un alleato concreto. Su Guide-Pratiche.it, Excel rientra perfettamente tra quelle competenze digitali che fanno risparmiare tempo, evitano errori e aumentano la qualità del lavoro quotidiano.