Come cercare l’ultima occorrenza in Excel: guida operativa

Indice

Cosa significa cercare l’ultima occorrenza in Excel
Quando serve davvero trovare l’ultimo valore
Differenza tra prima e ultima occorrenza
Il metodo più semplice nelle versioni moderne: CERCA.X
Come trovare l’ultima occorrenza con CERCA
Come usare INDICE, MAX e SE per l’ultima corrispondenza
Come trovare l’ultima riga che contiene un valore
Come restituire un dato associato all’ultima occorrenza
Come cercare l’ultima occorrenza con più criteri
Come trovare l’ultima cella non vuota in una colonna
Come cercare l’ultima occorrenza tra fogli diversi
Errori comuni e problemi da evitare
Esempi pratici pronti da copiare
Quale metodo conviene usare davvero
Conclusione

Cosa significa cercare l’ultima occorrenza in Excel

Cercare l’ultima occorrenza in Excel significa trovare l’ultimo valore corrispondente a un certo criterio all’interno di una colonna, di una tabella o di un intervallo di dati.

In pratica, Excel non deve fermarsi alla prima corrispondenza trovata, ma deve scorrere tutti i dati e restituire quella più recente o più in basso nell’elenco.

Facciamo un esempio semplice. Immagina questa tabella:

Codice	Prodotto	Quantità
A101	Mouse	5
A102	Tastiera	3
A101	Mouse	8
A103	Monitor	2
A101	Mouse	6

Se cerchi il codice A101, una normale ricerca classica tende spesso a restituire la prima occorrenza, cioè la riga con quantità 5. Ma in molti casi quello che serve davvero è l’ultima occorrenza, cioè la riga finale con quantità 6.

Questo tipo di ricerca è molto utile quando lavori con:

registri movimenti;
ordini ripetuti;
aggiornamenti di stato;
storico prezzi;
presenze;
log di attività;
anagrafiche con modifiche successive;
dati temporali o progressivi.

In sostanza, invece di chiedere a Excel “dove compare per la prima volta questo valore?”, gli stai chiedendo “qual è l’ultima riga utile in cui compare questo valore?”.

Chi usa spesso i fogli di calcolo incontra presto questo problema, soprattutto nei file che raccolgono uno storico. Per approfondire anche altre formule di ricerca, funzioni avanzate e procedure operative, è utile consultare la raccolta completa delle guide Excel di Guide-Pratiche.it: https://www.guide-pratiche.it/category/guide-microsoft/guide-excel/

Quando serve davvero trovare l’ultimo valore

Molti utenti imparano subito a cercare una corrispondenza in Excel, ma non sempre si rendono conto che in tanti casi la prima risposta trovata non è quella giusta. Nei file reali, infatti, spesso conta di più l’ultima registrazione disponibile.

Storico ordini

Se uno stesso prodotto compare più volte nel tempo, può essere utile recuperare l’ultimo prezzo registrato o l’ultima quantità movimentata.

Ultimo stato di una pratica

In una tabella con avanzamenti successivi, potresti voler sapere qual è l’ultimo stato associato a un numero di pratica.

Ultima presenza o ultimo accesso

Nei registri di presenza o nei log di accesso, quello che interessa è spesso la rilevazione più recente.

Ultima modifica di un cliente

In un’anagrafica aggiornata nel tempo, puoi aver bisogno di recuperare l’ultima email, l’ultimo telefono o l’ultimo indirizzo associato a un cliente.

Ultima data disponibile

In molti report Excel si deve individuare l’ultima data utile in cui compare un determinato codice o una certa attività.

Ultimo valore non vuoto

Può servire anche semplicemente per sapere qual è l’ultimo dato inserito in una colonna.

Questa esigenza è molto più comune di quanto sembri, soprattutto quando Excel viene usato come archivio progressivo e non solo come tabella statica.

Differenza tra prima e ultima occorrenza

Per usare bene le formule, è importante chiarire la differenza tra prima occorrenza e ultima occorrenza.

Prima occorrenza

La prima occorrenza è il primo punto in cui Excel trova il valore cercato scorrendo l’intervallo dall’alto verso il basso.

Se la colonna contiene:

Riga	Codice
2	A101
3	A102
4	A101
5	A103
6	A101

la prima occorrenza di A101 è alla riga 2.

Ultima occorrenza

L’ultima occorrenza è invece l’ultima riga in cui compare quel valore, cioè quella più in basso nell’intervallo.

Nello stesso esempio, l’ultima occorrenza di A101 è alla riga 6.

Perché la distinzione è importante

Molte formule classiche di Excel, come CERCA.VERT o CONFRONTA in configurazione standard, lavorano naturalmente sulla prima corrispondenza utile. Questo va bene in tanti contesti, ma non quando ti interessa il dato più aggiornato o più recente.

Per questo motivo, trovare l’ultima occorrenza richiede formule specifiche oppure una diversa logica di ricerca.

Il metodo più semplice nelle versioni moderne: CERCA.X

Se utilizzi una versione recente di Excel, il metodo più comodo per cercare l’ultima occorrenza è CERCA.X.

Questa funzione è molto utile perché consente di cercare un valore specificando anche la direzione della ricerca. In pratica puoi dire a Excel di partire dal basso invece che dall’alto.

Sintassi utile di CERCA.X

=CERCA.X(valore_cercato; matrice_ricerca; matrice_restituita; [se_non_trovato]; [modo_confronto]; [modo_ricerca])

Per l’ultima occorrenza, il parametro decisivo è modo_ricerca.

Valori utili di modo_ricerca

1 = ricerca dal primo all’ultimo
-1 = ricerca dall’ultimo al primo

Esempio pratico

Supponiamo di avere questa tabella:

A	B	C
Codice	Prodotto	Quantità
A101	Mouse	5
A102	Tastiera	3
A101	Mouse	8
A103	Monitor	2
A101	Mouse	6

Se nella cella E2 inserisci A101 e vuoi ottenere l’ultima quantità registrata, puoi usare:

=CERCA.X(E2;A2:A6;C2:C6;"Non trovato";0;-1)

Cosa fa questa formula

cerca A101 nell’intervallo A2:A6;
usa corrispondenza esatta grazie a 0;
parte dal basso grazie a -1;
restituisce il valore corrispondente dalla colonna C.

Risultato: 6

Restituire un altro dato associato

Se vuoi ottenere invece il nome del prodotto dell’ultima riga trovata:

=CERCA.X(E2;A2:A6;B2:B6;"Non trovato";0;-1)

Perché CERCA.X è il metodo migliore

Nelle versioni moderne di Excel questa è quasi sempre la soluzione più semplice perché:

la formula è leggibile;
non richiede colonne di supporto;
permette la ricerca diretta dal basso;
evita molti passaggi aggiuntivi;
gestisce anche il messaggio personalizzato se non trova nulla.

Come trovare l’ultima occorrenza con CERCA

Se non hai CERCA.X, uno dei metodi più noti per trovare l’ultima occorrenza in Excel è usare la funzione CERCA in una forma particolare.

È una tecnica molto diffusa nei file compatibili con versioni meno recenti di Excel.

Formula classica

=CERCA(2;1/(A2:A6=E2);C2:C6)

Come funziona

Questa formula sfrutta un trucco molto usato:

A2:A6=E2 verifica dove il valore cercato è presente;
il risultato produce VERO e FALSO;
1/(A2:A6=E2) trasforma i VERO in 1 e i FALSO in errori;
CERCA cerca il valore 2, che non esiste, e quindi restituisce l’ultimo 1 valido trovato;
dalla stessa posizione restituisce il dato nell’intervallo C2:C6.

Esempio pratico

Se in E2 hai A101, la formula:

=CERCA(2;1/(A2:A6=E2);C2:C6)

restituirà:

Per restituire un altro campo

Se vuoi restituire il prodotto:

=CERCA(2;1/(A2:A6=E2);B2:B6)

Perché questo metodo funziona bene

È molto utile perché:

non richiede Excel moderno;
evita formule troppo complesse;
è perfetto per trovare l’ultimo valore associato a un criterio.

Quando fare attenzione

Questa formula è potente, ma a colpo d’occhio è meno intuitiva di CERCA.X. Se il file viene usato anche da altre persone, conviene magari aggiungere una nota esplicativa o usare nomi di intervallo chiari.

Come usare INDICE, MAX e SE per l’ultima corrispondenza

Un altro metodo molto valido consiste nel combinare INDICE, MAX e SE. È utile quando vuoi ottenere un risultato affidabile e ragionare in modo più trasparente sulla posizione dell’ultima riga.

Immagina sempre questa struttura:

Codice	Prodotto	Quantità
A101	Mouse	5
A102	Tastiera	3
A101	Mouse	8
A103	Monitor	2
A101	Mouse	6

Se vuoi trovare l’ultima quantità associata ad A101, puoi usare:

=INDICE(C2:C6;MAX(SE(A2:A6=E2;RIF.RIGA(A2:A6)-RIF.RIGA(A2)+1)))

Cosa succede nella formula

SE(A2:A6=E2;...) identifica le righe in cui compare il valore cercato;
RIF.RIGA(A2:A6)-RIF.RIGA(A2)+1 genera le posizioni relative nell’intervallo;
MAX(...) prende la posizione più alta, cioè l’ultima;
INDICE(C2:C6;...) restituisce il valore corrispondente dalla colonna desiderata.

Quando è utile questo approccio

È un metodo molto valido quando:

vuoi ragionare sulla posizione dell’ultima riga;
devi costruire formule più personalizzate;
lavori su file dove CERCA.X non è disponibile;
vuoi adattare la logica a casi più complessi.

Nota pratica

Nelle versioni più vecchie di Excel questa formula può richiedere la conferma come formula matriciale. Nelle versioni moderne, invece, di solito viene gestita in modo più semplice.

Come trovare l’ultima riga che contiene un valore

In alcuni casi non ti serve solo il dato finale, ma la posizione dell’ultima riga in cui compare una certa corrispondenza.

Questo può essere utile per:

creare formule dinamiche;
sapere dove si trova l’ultima registrazione;
alimentare report e dashboard;
costruire formule più avanzate.

Formula per trovare l’ultima riga relativa

Se il valore da cercare è in E2, puoi usare:

=MAX(SE(A2:A100=E2;RIF.RIGA(A2:A100)))

Questa formula restituisce il numero di riga reale dell’ultima occorrenza.

Esempio

Se l’ultima volta che A101 compare è alla riga 25 del foglio, il risultato sarà:

Formula per posizione relativa nell’intervallo

Se invece vuoi la posizione all’interno dell’intervallo:

=MAX(SE(A2:A100=E2;RIF.RIGA(A2:A100)-RIF.RIGA(A2)+1))

Se il valore compare per l’ultima volta nella decima riga dell’intervallo selezionato, il risultato sarà:

Perché può essere utile

Conoscere l’ultima riga è utile quando poi vuoi:

usare INDICE;
estrarre dati da più colonne;
creare riferimenti dinamici;
controllare fino a dove arrivano i dati validi.

Come restituire un dato associato all’ultima occorrenza

Molto spesso non interessa solo sapere dove si trova l’ultima corrispondenza, ma soprattutto recuperare il dato associato a quella riga.

Per esempio:

vuoi l’ultimo prezzo di un prodotto;
vuoi l’ultima data di un cliente;
vuoi l’ultimo stato di una pratica;
vuoi l’ultima quantità movimentata.

Esempio con CERCA.X

Se il codice è nella colonna A, la data in B e lo stato in C, puoi trovare l’ultimo stato così:

=CERCA.X(E2;A2:A100;C2:C100;"Non trovato";0;-1)

Esempio con CERCA

=CERCA(2;1/(A2:A100=E2);C2:C100)

Esempio con INDICE e MAX

=INDICE(C2:C100;MAX(SE(A2:A100=E2;RIF.RIGA(A2:A100)-RIF.RIGA(A2)+1)))

Caso reale: ultimo prezzo registrato

Immagina questa tabella:

Codice	Data	Prezzo
A101	01/01/2026	12,00
A102	03/01/2026	19,00
A101	10/01/2026	13,50
A101	15/01/2026	14,00

Se cerchi A101, l’ultimo prezzo registrato è 14,00.

Con CERCA.X:

=CERCA.X(E2;A2:A5;C2:C5;"Non trovato";0;-1)

Questa è una delle applicazioni più pratiche in assoluto per chi lavora con listini o storici aggiornati.

Come cercare l’ultima occorrenza con più criteri

A volte non basta cercare l’ultima occorrenza di un solo valore. In molti casi devi trovare l’ultima riga che rispetta due o più condizioni contemporaneamente.

Per esempio:

ultimo ordine di un cliente in una certa area;
ultima presenza di un dipendente in un reparto;
ultimo prezzo di un prodotto in una determinata categoria;
ultimo movimento di un articolo in uno specifico magazzino.

Esempio pratico

Supponiamo di avere questa tabella:

Codice	Area	Prezzo
A101	Nord	20
A101	Sud	22
A101	Nord	25
A102	Nord	30
A101	Sud	27

Se in E2 hai il codice e in F2 l’area, e vuoi ottenere l’ultimo prezzo corrispondente, puoi usare:

=CERCA(2;1/((A2:A6=E2)*(B2:B6=F2));C2:C6)

Come funziona

(A2:A6=E2) verifica il codice;
(B2:B6=F2) verifica l’area;
il prodotto tra le due condizioni vale 1 solo quando entrambe sono vere;
CERCA restituisce l’ultimo risultato valido.

Esempio

Se E2 contiene A101 e F2 contiene Sud, la formula restituirà:

Alternativa con CERCA.X e chiave univoca

Puoi anche creare una colonna di supporto:

=A2&"|"&B2

Poi usare:

=CERCA.X(E2&"|"&F2;D2:D6;C2:C6;"Non trovato";0;-1)

Quando conviene la colonna di supporto

Questa soluzione è ottima quando:

il file deve restare leggibile;
ci sono più persone che lo usano;
vuoi formule più facili da mantenere nel tempo.

Come trovare l’ultima cella non vuota in una colonna

Un altro caso molto richiesto consiste nel trovare l’ultimo valore non vuoto inserito in una colonna, indipendentemente dal criterio.

Questo è utile quando vuoi sapere:

qual è l’ultimo dato inserito;
qual è l’ultima data compilata;
qual è l’ultimo importo registrato;
fino a dove arriva davvero l’elenco.

Formula classica

=CERCA(2;1/(A:A<>"");A:A)

Cosa fa

verifica tutte le celle non vuote della colonna A;
CERCA restituisce l’ultima cella utile.

Esempio

Se la colonna A contiene una serie di valori e l’ultimo non vuoto è 15/03/2026, la formula restituirà:

15/03/2026

Trovare l’ultima riga non vuota

Puoi anche trovare la posizione con:

=MAX(SE(A:A<>"";RIF.RIGA(A:A)))

Perché è utile

Questo metodo è molto pratico per:

elenchi che crescono nel tempo;
registri giornalieri;
tabelle compilate progressivamente;
modelli con importazione continua di dati.

Come cercare l’ultima occorrenza tra fogli diversi

Spesso il valore da cercare si trova in un foglio e lo storico dei dati in un altro foglio della stessa cartella.

Immagina di avere:

nel foglio Ricerca il codice da controllare;
nel foglio Storico tutti i movimenti registrati.

Esempio con CERCA.X

=CERCA.X(A2;Storico!A:A;Storico!C:C;"Non trovato";0;-1)

Questa formula cerca il valore in A2 del foglio attuale, lo trova nella colonna A del foglio Storico e restituisce l’ultimo valore corrispondente dalla colonna C.

Esempio con CERCA

=CERCA(2;1/(Storico!A2:A100=A2);Storico!C2:C100)

Esempio con più criteri

=CERCA(2;1/((Storico!A2:A100=A2)*(Storico!B2:B100=B2));Storico!C2:C100)

Fogli con nomi composti

Se il foglio si chiama Storico Ordini, la formula sarà:

=CERCA.X(A2;'Storico Ordini'!A:A;'Storico Ordini'!C:C;"Non trovato";0;-1)

Quando questo approccio è utile

È perfetto quando vuoi:

tenere separato il foglio operativo dallo storico;
consultare dati centralizzati;
costruire report riepilogativi basati su registrazioni progressive.

Errori comuni e problemi da evitare

Quando si cerca l’ultima occorrenza in Excel, gli errori più frequenti non dipendono sempre dalla formula, ma spesso dalla struttura dei dati.

Confondere ultima occorrenza con valore massimo

L’ultima occorrenza non è necessariamente il valore numericamente più grande. È semplicemente l’ultima riga utile in cui compare il criterio.

Dati non ordinati nel tempo

Se stai cercando l’ultimo valore cronologico ma la tabella non è ordinata correttamente, l’ultima riga potrebbe non coincidere con la data più recente.

In questo caso bisogna chiarire cosa significa “ultima”:

ultima in basso nella tabella;
oppure più recente per data.

Sono due concetti diversi.

Celle vuote o formati incoerenti

Se ci sono celle vuote, spazi nascosti o numeri formattati come testo, la formula può non restituire il risultato previsto.

Per pulire i dati puoi usare:

=ANNULLA.SPAZI(A2)

Intervalli incoerenti

Gli intervalli usati nella formula devono avere la stessa dimensione. Se cerchi in A2:A100, non puoi restituire da C2:C95.

Duplicati e criteri troppo generici

Se il criterio è troppo generico, potresti trovare una riga corretta dal punto di vista tecnico ma non quella che ti aspettavi davvero. In questi casi conviene aggiungere un secondo criterio.

Uso di colonne intere in formule pesanti

Formule come A:A sono comode, ma su file molto grandi possono rallentare Excel. Quando possibile, meglio usare intervalli realistici, come A2:A5000.

Esempi pratici pronti da copiare

Vediamo ora alcune formule operative da adattare rapidamente ai casi più comuni.

Esempio 1: ultima quantità di un prodotto con CERCA.X

=CERCA.X(E2;A2:A100;C2:C100;"Non trovato";0;-1)

Perfetto per ottenere l’ultimo valore associato a un codice.

Esempio 2: ultimo valore con CERCA

=CERCA(2;1/(A2:A100=E2);C2:C100)

Molto utile nelle versioni di Excel senza CERCA.X.

Esempio 3: ultima riga in cui compare un valore

=MAX(SE(A2:A100=E2;RIF.RIGA(A2:A100)))

Utile quando ti serve la posizione della riga e non solo il valore finale.

Esempio 4: ultimo valore con due criteri

=CERCA(2;1/((A2:A100=E2)*(B2:B100=F2));C2:C100)

Ideale per trovare l’ultimo prezzo, stato o risultato in base a due campi.

Esempio 5: ultima cella non vuota in una colonna

=CERCA(2;1/(A:A<>"");A:A)

Molto pratica per elenchi e registri progressivi.

Esempio 6: ultima data di un cliente

Se il cliente è in A e la data in B:

=CERCA.X(E2;A2:A100;B2:B100;"Non trovato";0;-1)

Perfetta per trovare la rilevazione più recente registrata nel foglio.

Esempio 7: ultimo stato di una pratica

Se il numero pratica è in A e lo stato in D:

=CERCA(2;1/(A2:A100=E2);D2:D100)

Molto utile nei fogli di monitoraggio.

Quale metodo conviene usare davvero

La scelta migliore dipende dalla versione di Excel e dal tipo di file su cui stai lavorando.

Usa CERCA.X se

hai una versione moderna di Excel;
vuoi una formula chiara e leggibile;
devi cercare direttamente dal basso;
vuoi gestire facilmente il valore non trovato.

Usa CERCA se

lavori su versioni meno recenti;
vuoi una soluzione compatta e molto efficace;
hai bisogno di una formula collaudata per trovare l’ultimo valore.

Usa INDICE, MAX e SE se

vuoi conoscere anche la posizione dell’ultima riga;
ti serve maggiore controllo sulla logica;
devi adattare la formula a scenari più complessi.

Usa una colonna di supporto se

hai più criteri;
vuoi mantenere il file leggibile;
il foglio viene condiviso con altri utenti.

In generale, per i nuovi file Excel, CERCA.X è la soluzione più moderna e comoda. Nei file storici o compatibili con versioni più vecchie, il metodo con CERCA resta ancora una delle alternative migliori.

Buone pratiche per gestire l’ultima occorrenza in Excel

Per lavorare bene con questo tipo di formula, non basta conoscere la sintassi. È importante anche costruire fogli ordinati e coerenti.

Usa dati puliti

Codici, date e riferimenti devono avere formati coerenti. Un dato scritto come testo e uno scritto come numero possono sembrare uguali ma non esserlo per Excel.

Chiarisci cosa intendi per “ultima”

Devi capire se stai cercando:

l’ultima riga compilata;
l’ultima registrazione cronologica;
l’ultima corrispondenza per un criterio;
l’ultimo valore non vuoto.

La formula giusta cambia in base al significato.

Evita intervalli casuali

Usa intervalli coerenti e non troppo larghi, soprattutto nei file pesanti.

Testa sempre la formula

Provala almeno su questi casi:

valore presente una sola volta;
valore presente più volte;
valore assente;
righe vuote;
più criteri contemporaneamente.

Documenta le formule complesse

Se il file viene usato da altri, lascia una nota o un foglio istruzioni. Le formule per l’ultima occorrenza possono essere molto potenti, ma non sempre immediatamente intuitive.

Conclusione

Cercare l’ultima occorrenza in Excel è una delle operazioni più utili quando si lavora con storici, registri, movimenti e dati aggiornati nel tempo. A differenza delle ricerche classiche, qui non basta trovare la prima corrispondenza: bisogna individuare l’ultima riga utile in cui compare il valore desiderato.

Dal punto di vista pratico, nelle versioni moderne di Excel la soluzione più comoda è quasi sempre CERCA.X con ricerca dal basso verso l’alto. Nelle versioni meno recenti, invece, il metodo con CERCA resta una delle tecniche più efficaci per restituire l’ultimo valore associato a un criterio. Quando servono controlli più avanzati o la posizione della riga, la combinazione INDICE, MAX e SE continua a essere molto valida.

L’aspetto più importante è capire bene cosa intendi per “ultima occorrenza”: l’ultima riga della tabella, l’ultima registrazione cronologica, l’ultimo valore non vuoto oppure l’ultima corrispondenza che rispetta uno o più criteri. Una volta chiarito questo punto, scegliere la formula giusta diventa molto più semplice.