Per approfondire altre procedure utili su fogli di calcolo, formule e automazioni, può essere utile consultare anche la sezione dedicata alle Guide Excel di Guide-Pratiche.it.

Indice

• Perché ordinare per più colonne in Excel è così utile
• Cosa significa ordinare per più livelli
• Differenza tra ordinamento semplice e ordinamento multilivello
• Quando conviene usare l’ordinamento su più colonne
• Come preparare correttamente il foglio prima di ordinare
• Metodo base: come ordinare per più colonne in Excel
• Come aggiungere un secondo livello di ordinamento
• Come aggiungere un terzo livello di ordinamento
• Come scegliere l’ordine corretto delle colonne
• Esempi pratici di ordinamento per più colonne
• Come ordinare testo, numeri e date insieme
• Come ordinare per colore e per più colonne
• Come ordinare mantenendo intatte le righe della tabella
• Come annullare un ordinamento sbagliato
• Errori comuni da evitare
• Domande frequenti
• Conclusione

Come ordinare per più colonne in Excel: guida pratica

Perché ordinare per più colonne in Excel è così utile

Ordinare per più colonne in Excel è una delle operazioni più utili quando una sola regola di ordinamento non basta per organizzare bene i dati. Nei fogli di lavoro reali, infatti, è molto frequente avere tabelle in cui serve applicare più criteri in sequenza per ottenere un ordine davvero chiaro e funzionale.

Un esempio semplice aiuta subito a capire il concetto. Immagina una tabella con queste colonne:

• Cognome
• Nome
• Città
• Data ordine

Se ordini solo per cognome, tutte le persone con lo stesso cognome resteranno raggruppate, ma all’interno di quel gruppo l’ordine potrebbe essere ancora poco utile. Se invece ordini prima per cognome e poi per nome, il risultato sarà molto più preciso. Se aggiungi anche una terza colonna, ad esempio la città, puoi ottenere una struttura ancora più ordinata.

Questa funzione è particolarmente utile in tabelle con:

• anagrafiche clienti;
• registri ordini;
• elenchi dipendenti;
• scadenze;
• report amministrativi;
• archivi magazzino;
• database esportati da altri software.

Sapere come usare bene l’ordinamento su più colonne ti permette di leggere meglio i dati, trovare prima le informazioni e rendere il foglio molto più professionale.

Cosa significa ordinare per più livelli

Ordinare per più colonne in Excel significa applicare più criteri di ordinamento in un ordine preciso, uno dopo l’altro.

Esempio pratico

Se hai una tabella con:

• Città
• Cognome
• Nome

puoi decidere di ordinare:

1. prima per Città
2. poi per Cognome
3. infine per Nome

In questo modo Excel esegue un ordinamento a livelli.

Come funziona

Il primo criterio divide la tabella nei grandi gruppi principali.
Il secondo criterio organizza le righe all’interno di ogni gruppo del primo criterio.
Il terzo criterio organizza ulteriormente i record all’interno dei gruppi già ordinati.

Risultato

Non ottieni solo una tabella “messa in ordine”, ma una struttura logica molto più leggibile.

Questo approccio è spesso chiamato anche ordinamento multilivello oppure ordinamento su più livelli.

Differenza tra ordinamento semplice e ordinamento multilivello

Per usare bene questa funzione, è importante distinguere tra i due tipi di ordinamento.

Ordinamento semplice

Si basa su una sola colonna.

Esempio

Ordini una tabella solo per:

• Cognome

Risultato: tutti i cognomi vengono ordinati alfabeticamente, ma le altre informazioni non seguono una logica più precisa all’interno dei gruppi uguali.

Ordinamento multilivello

Si basa su due o più colonne.

Esempio

Ordini per:

1. Cognome
2. Nome
3. Data ordine

Risultato: la tabella viene organizzata in modo molto più dettagliato.

Perché è più utile

L’ordinamento multilivello è fondamentale quando i dati contengono molte voci simili o ripetute nella prima colonna. Una sola colonna spesso non basta a dare un ordine davvero utile.

Quando conviene usare l’ordinamento su più colonne

Questo tipo di ordinamento è utile in moltissimi casi pratici.

Elenchi anagrafici

Puoi ordinare per:

1. Cognome
2. Nome
3. Città

Ordini o fatture

Puoi ordinare per:

1. Cliente
2. Data
3. Importo

Attività e scadenze

Puoi ordinare per:

1. Stato
2. Priorità
3. Data scadenza

Magazzino e cataloghi

Puoi ordinare per:

1. Categoria
2. Fornitore
3. Codice prodotto

Report amministrativi

Puoi ordinare per:

1. Reparto
2. Mese
3. Importo

In tutti questi casi, l’ordinamento su più colonne rende il foglio più logico e molto più facile da consultare.

Come preparare correttamente il foglio prima di ordinare

Prima di ordinare per più colonne in Excel, è importante verificare che la tabella sia strutturata bene. Questo riduce il rischio di errori e mantiene intatte le righe.

Controlla che ci siano intestazioni chiare

Ogni colonna dovrebbe avere un titolo preciso, ad esempio:

• Cliente
• Città
• Data
• Importo

Evita righe o colonne vuote nel mezzo

Se la tabella contiene interruzioni, Excel potrebbe non riconoscere correttamente l’intero intervallo.

Assicurati che ogni riga rappresenti un record completo

Ogni riga dovrebbe contenere i dati collegati tra loro. Questo è fondamentale perché l’ordinamento deve spostare insieme tutte le celle della riga.

Controlla i tipi di dato

Verifica che:

• i numeri siano veri numeri;
• le date siano vere date;
• i testi siano coerenti;
• non ci siano spazi nascosti o formati strani.

Buona pratica

Prima di fare un ordinamento importante, soprattutto su file lunghi o condivisi, conviene salvare il file oppure fare una copia del foglio.

Metodo base: come ordinare per più colonne in Excel

Vediamo ora la procedura pratica.

Passaggi da seguire

1. Seleziona una cella all’interno della tabella oppure seleziona l’intero intervallo.
2. Vai sulla scheda Dati.
3. Clicca su Ordina.
4. Nella finestra che si apre, scegli la prima colonna su cui ordinare.
5. Imposta il tipo di ordinamento:
   • da A a Z;
   • da Z a A;
   • dal più piccolo al più grande;
   • dal più vecchio al più recente;
   • oppure altri criteri disponibili.
6. Clicca su Aggiungi livello.
7. Scegli la seconda colonna.
8. Imposta il secondo ordine.
9. Ripeti se serve con altre colonne.
10. Conferma.

Excel applicherà i criteri nell’ordine in cui li hai impostati.

Come aggiungere un secondo livello di ordinamento

Il secondo livello è quello che permette di andare oltre il semplice ordinamento base.

Esempio pratico

Hai una tabella con:

• Città
• Cognome
• Nome

Vuoi ottenere questo ordine:

1. Città
2. Cognome

Come fare

Nella finestra Ordina:

• nel primo livello scegli Città
• clicca su Aggiungi livello
• nel secondo livello scegli Cognome

Risultato

Excel ordinerà prima tutte le righe per città.
Poi, all’interno di ogni città, ordinerà i cognomi in ordine alfabetico.

Questo è il cuore dell’ordinamento multilivello.

Come aggiungere un terzo livello di ordinamento

Se due livelli non bastano, puoi aggiungerne un terzo.

Esempio

Vuoi ordinare una tabella per:

1. Città
2. Cognome
3. Nome

Procedura

Dopo aver impostato i primi due livelli:

• clicca di nuovo su Aggiungi livello
• scegli la colonna Nome
• imposta l’ordine desiderato

Risultato

Excel eseguirà questo schema:

• prima divide per città;
• poi ordina i cognomi dentro ogni città;
• poi ordina i nomi dentro ogni gruppo con stesso cognome.

Quando è utile

Il terzo livello è molto utile in:

• anagrafiche;
• registri;
• report con categorie e sottocategorie;
• tabelle dove il primo e il secondo criterio non bastano.

Come scegliere l’ordine corretto delle colonne

Uno degli aspetti più importanti è la sequenza dei criteri. Non basta scegliere le colonne giuste: bisogna anche metterle nell’ordine giusto.

Regola pratica

La prima colonna deve essere il criterio più generale.
La seconda deve servire a ordinare i dati all’interno del primo gruppo.
La terza deve affinare ulteriormente l’ordine.

Esempio corretto

Se hai:

• Reparto
• Cognome
• Nome

di solito ha senso ordinare così:

1. Reparto
2. Cognome
3. Nome

Esempio meno utile

Se ordini così:

1. Nome
2. Reparto
3. Cognome

potresti ottenere un risultato meno leggibile, perché il primo criterio divide i dati in base a un campo meno strutturale.

Domanda utile da farti

Qual è il criterio principale con cui voglio leggere la tabella?

La risposta a questa domanda ti aiuta a decidere il primo livello di ordinamento.

Esempi pratici di ordinamento per più colonne

Vediamo alcuni casi concreti.

Elenco clienti

Tabella con:

• Città
• Cognome
• Nome

Ordinamento consigliato:

1. Città
2. Cognome
3. Nome

Registro ordini

Tabella con:

• Cliente
• Data ordine
• Importo

Ordinamento consigliato:

1. Cliente
2. Data ordine dal più recente al più vecchio
3. Importo dal più alto al più basso

Gestione attività

Tabella con:

• Stato
• Priorità
• Scadenza

Ordinamento consigliato:

1. Stato
2. Priorità
3. Data scadenza dal più vecchio al più recente

Magazzino

Tabella con:

• Categoria
• Fornitore
• Codice articolo

Ordinamento consigliato:

1. Categoria
2. Fornitore
3. Codice articolo

Questi esempi mostrano quanto l’ordinamento multilivello sia utile per dare una struttura logica ai dati.

Come ordinare testo, numeri e date insieme

Uno dei vantaggi di Excel è che puoi combinare diversi tipi di dato nello stesso ordinamento multilivello.

Esempio

Puoi avere una tabella con:

• Cliente (testo)
• Importo (numero)
• Data ordine (data)

e ordinarla così:

1. Cliente da A a Z
2. Importo dal più alto al più basso
3. Data dal più recente al più vecchio

Quando funziona bene

Funziona bene se:

• i testi sono davvero testo coerente;
• i numeri sono numeri veri;
• le date sono vere date Excel.

Quando nascono problemi

Se una colonna numerica è salvata come testo oppure una colonna data contiene testo invece di vere date, l’ordinamento può risultare sbagliato.

Per questo è sempre importante controllare il formato reale dei dati prima di ordinare.

Come ordinare per colore e per più colonne

Excel permette anche di combinare l’ordinamento per colore con altri livelli.

Esempio pratico

Hai una tabella attività con:

• colonna Stato colorata in giallo per urgenze;
• colonna Data scadenza;
• colonna Responsabile.

Puoi ordinare così:

1. colore giallo in alto
2. poi data di scadenza
3. poi responsabile

Quando è utile

Questo tipo di ordinamento è utile quando il colore ha un significato operativo, ad esempio:

• priorità;
• stato;
• verifica;
• criticità.

Attenzione

L’ordinamento per colore funziona bene come supporto visivo, ma è sempre meglio accompagnarlo a una colonna logica chiara, soprattutto nei fogli professionali.

Come ordinare mantenendo intatte le righe della tabella

Questa è una regola fondamentale. Quando ordini per più colonne, Excel deve spostare sempre tutta la riga, non solo una singola colonna.

Perché è importante

Se ordini una sola colonna isolata, rischi di rompere i legami tra i dati.

Esempio

Se una riga contiene:

• Cliente
• Importo
• Data

questi tre dati devono restare sempre insieme.

Come evitare errori

• lavora sempre dentro una tabella completa;
• seleziona l’intervallo intero, se necessario;
• conferma sempre l’espansione della selezione;
• controlla che non ci siano colonne vuote che interrompono il blocco dei dati.

Questa è una delle condizioni essenziali per un ordinamento corretto.

Come annullare un ordinamento sbagliato

Se hai appena fatto un ordinamento sbagliato, la soluzione più rapida è usare Annulla.

Scorciatoia utile

Ctrl + Z

Quando funziona bene

Funziona se l’ordinamento è stata l’ultima operazione eseguita.

Se hai già fatto altre modifiche

Se dopo l’ordinamento hai continuato a lavorare, tornare indietro può essere più complicato. Per questo conviene:

• salvare una copia prima di ordinare;
• aggiungere una colonna con numerazione progressiva prima dei test;
• usare cautela nei fogli importanti.

Trucco utile

Se prevedi di fare più prove di ordinamento, puoi aggiungere una colonna iniziale con numeri progressivi. In questo modo, se vuoi ripristinare l’ordine originale, basta riordinare in base a quella colonna.

Errori comuni da evitare

Quando si ordina per più colonne in Excel, alcuni errori sono molto frequenti.

Scegliere l’ordine sbagliato dei criteri

La sequenza dei livelli è fondamentale. Se sbagli il primo criterio, anche i successivi diventano meno utili.

Ordinare solo una parte della tabella

Questo può disallineare i dati e compromettere completamente il foglio.

Non controllare il formato reale delle colonne

Numeri come testo o date salvate come testo possono rendere l’ordinamento poco affidabile.

Dimenticare le intestazioni

Se Excel include la riga delle intestazioni nell’ordinamento, il foglio diventa confuso.

Non fare una copia prima di un ordinamento importante

Su file delicati è sempre meglio avere una versione di sicurezza.

Usare il colore come unico criterio logico

Il colore può aiutare, ma non dovrebbe sostituire del tutto colonne strutturate come stato, categoria o priorità.

Domande frequenti

Come si ordina per più colonne in Excel?

Devi usare il comando Ordina nella scheda Dati, scegliere la prima colonna, poi cliccare su Aggiungi livello per inserire la seconda, la terza e così via.

Quanti livelli di ordinamento posso usare?

Excel permette di aggiungere più livelli. Nella pratica, due o tre sono già sufficienti per la maggior parte dei casi.

Conta l’ordine in cui aggiungo le colonne?

Sì, conta moltissimo. Il primo livello è il criterio principale, il secondo organizza i dati dentro il primo, il terzo affina ancora di più l’ordine.

Posso ordinare testo, numeri e date insieme?

Sì, puoi combinarli nello stesso ordinamento multilivello, purché ogni colonna abbia un formato corretto.

Posso ordinare per colore e poi per un’altra colonna?

Sì. Excel permette di usare anche il colore come uno dei livelli di ordinamento.

Come evito di rovinare la tabella?

Devi assicurarti che Excel ordini tutta la tabella e non solo una colonna isolata. Ogni riga deve restare integra.

Conclusione

Ordinare per più colonne in Excel è una funzione essenziale quando vuoi organizzare i dati in modo davvero logico e professionale. Un semplice ordinamento su una sola colonna spesso non basta, soprattutto nelle tabelle reali dove entrano in gioco nomi, categorie, date, importi, stati e altri campi che devono essere letti in sequenza.

Il vantaggio dell’ordinamento multilivello è proprio questo: permette di costruire un ordine più intelligente, in cui ogni criterio si appoggia al precedente. Prima scegli il raggruppamento principale, poi ordini i dettagli interni e, se serve, aggiungi ulteriori livelli per affinare il risultato.

La parte più importante è preparare bene il foglio, scegliere il giusto ordine dei criteri e assicurarti che Excel lavori sull’intera tabella senza disallineare le righe. Una volta compreso questo meccanismo, l’ordinamento per più colonne diventa uno degli strumenti più utili per rendere qualsiasi foglio Excel più chiaro, più leggibile e molto più efficace.