Come usare Word online gratis: guida passo passo

Microsoft Word può essere utilizzato gratuitamente direttamente dal browser, senza installare il programma sul computer e senza acquistare subito un abbonamento Microsoft 365. La versione gratuita si chiama Word per il Web, anche se viene spesso cercata con nomi come Word Online, Microsoft Word online gratis oppure Office Word online.

Per iniziare è sufficiente creare un account Microsoft gratuito, accedere al portale Microsoft 365 e aprire Word. Da quel momento è possibile creare documenti, modificare file DOCX già esistenti, formattare il testo, inserire immagini e tabelle, collaborare con altre persone, scaricare una copia sul computer ed esportare il lavoro in PDF.

L’account gratuito comprende anche 5 GB di spazio su OneDrive, utilizzati per salvare i documenti online e renderli accessibili da computer, smartphone e tablet. Microsoft include inoltre le versioni web di Excel, PowerPoint e altre applicazioni.

Word online non contiene tutte le funzioni del programma desktop per Windows e macOS, ma è più che sufficiente per lettere, curriculum, relazioni, appunti, compiti scolastici, articoli, verbali e molti altri documenti di uso quotidiano.

Indice

• Che cos’è Word online
• Word online è davvero gratis?
• Cosa serve per utilizzare Word per il Web
• Come accedere a Word online gratis
• Come creare un account Microsoft
• Come creare un nuovo documento
• Come utilizzare l’interfaccia di Word online
• Come scrivere e formattare il testo
• Come utilizzare titoli e stili
• Come inserire immagini
• Come creare una tabella
• Come inserire collegamenti
• Come aggiungere intestazioni e piè di pagina
• Come inserire i numeri di pagina
• Come salvare un documento
• Come rinominare un file
• Come recuperare una versione precedente
• Come aprire un file DOCX esistente
• Come modificare un documento condiviso
• Come condividere un documento
• Come collaborare in tempo reale
• Come aggiungere commenti
• Come usare il rilevamento delle modifiche
• Come scaricare un documento in formato DOCX
• Come esportare un documento in PDF
• Come stampare un documento
• Come usare Word online da smartphone e tablet
• Come usare Word online senza Internet
• Limiti di Word online gratis
• Differenze tra Word online e Word desktop
• Come proteggere i documenti
• Problemi comuni e soluzioni
• Domande frequenti
• Conclusioni

Che cos’è Word online

Word online è la versione di Microsoft Word che funziona attraverso un browser web.

Non deve essere installata come un normale programma e può essere utilizzata su diversi sistemi operativi, tra cui:

• Windows;
• macOS;
• Linux;
• ChromeOS;
• alcuni dispositivi mobili.

Il documento viene aperto in una scheda del browser e l’interfaccia mostra una barra degli strumenti simile a quella del programma desktop. Sono presenti i comandi principali per scrivere, formattare, inserire elementi, correggere il testo, condividere il file ed esportarlo.

I documenti personali vengono normalmente archiviati su OneDrive. Gli utenti aziendali o scolastici possono lavorare anche con file conservati su OneDrive for Business o SharePoint, in base ai servizi configurati dall’organizzazione. Word per il Web permette di creare, visualizzare e modificare dal browser i documenti archiviati online.

La principale differenza rispetto a Word desktop riguarda la profondità delle funzioni disponibili. La versione web è pensata soprattutto per le attività più comuni e per la collaborazione, mentre il programma installabile offre strumenti aggiuntivi per automazioni, impaginazioni complesse e documenti professionali avanzati.

Word online è davvero gratis?

Sì. Microsoft mette a disposizione gratuitamente le versioni web di Word, Excel e PowerPoint per chi possiede un account Microsoft.

Non è necessario sottoscrivere Microsoft 365 Personal o Family per creare e modificare normali documenti nel browser. L’account gratuito comprende:

• Word per il Web;
• Excel per il Web;
• PowerPoint per il Web;
• OneNote online;
• OneDrive;
• 5 GB di spazio cloud;
• accesso da più dispositivi.

L’abbonamento Microsoft 365 diventa necessario quando si desiderano le applicazioni desktop complete, maggiore spazio cloud e le funzioni premium previste dal piano.

Durante l’utilizzo possono essere mostrati pulsanti o messaggi che invitano a provare Microsoft 365. Non è obbligatorio acquistare l’abbonamento per continuare a usare le funzioni gratuite della versione web.

È però importante accedere con un normale account Microsoft gratuito. Senza accesso è possibile visualizzare alcuni documenti condivisi, se il proprietario lo consente, ma per creare, salvare e organizzare i propri file serve un account.

Cosa serve per utilizzare Word per il Web

Per utilizzare Word online sono necessari pochi elementi:

• un computer, tablet o dispositivo compatibile;
• un browser aggiornato;
• una connessione a Internet;
• un account Microsoft;
• spazio disponibile su OneDrive.

Non serve un PC particolarmente potente. L’elaborazione principale avviene attraverso il browser e i servizi Microsoft.

È comunque consigliabile utilizzare un browser moderno, come:

• Microsoft Edge;
• Google Chrome;
• Mozilla Firefox;
• Safari su Mac, iPhone e iPad.

Un browser molto vecchio può causare problemi con l’interfaccia, il caricamento dei file, la digitazione, la condivisione o alcune funzioni grafiche. Microsoft pubblica un elenco dei browser compatibili con Microsoft 365 per il Web e raccomanda l’utilizzo di versioni supportate e aggiornate.

Prima di iniziare è utile controllare anche la connessione. Per documenti di solo testo è sufficiente una velocità modesta, mentre il caricamento di immagini, file lunghi o documenti con molti elementi può richiedere più tempo.

Come accedere a Word online gratis

La procedura per aprire Word dal browser è la seguente.

1. Aprire il portale Microsoft 365

Avviare il browser e raggiungere il portale ufficiale Microsoft 365.

È importante controllare di essere realmente su una pagina Microsoft, soprattutto quando si accede da un motore di ricerca. Non bisogna inserire la propria password in siti che imitano l’aspetto del servizio.

2. Selezionare Accedi

Premere il pulsante Accedi.

3. Inserire l’account Microsoft

Digitare l’indirizzo e-mail associato all’account.

Può essere:

• un indirizzo Outlook;
• un indirizzo Hotmail;
• un indirizzo Live;
• un altro indirizzo e-mail registrato come account Microsoft;
• un account aziendale;
• un account scolastico.

4. Inserire la password

Digitare la password e completare l’eventuale verifica in due passaggi.

5. Aprire il menu delle applicazioni

Dopo l’accesso, selezionare l’icona delle applicazioni oppure cercare Word nella schermata principale.

6. Selezionare Word

Fare clic sull’icona Word.

Si aprirà la pagina iniziale, dalla quale è possibile creare un documento vuoto, scegliere un modello oppure aprire un file recente.

La procedura ufficiale consiste nell’accedere al portale Microsoft 365 con l’account personale, aziendale o scolastico e selezionare Word dal menu delle applicazioni.

Come creare un account Microsoft

Chi non possiede ancora un account può crearne uno gratuitamente.

Passaggio 1: selezionare Crea un account

Nella schermata di accesso, scegliere l’opzione per creare un nuovo account.

Passaggio 2: scegliere l’indirizzo

È possibile creare un nuovo indirizzo Microsoft oppure utilizzare un indirizzo e-mail già esistente.

Non è quindi obbligatorio abbandonare il proprio indirizzo Gmail o quello fornito da un altro servizio.

Passaggio 3: creare una password

Scegliere una password lunga e difficile da indovinare.

È consigliabile evitare:

• nome e cognome;
• data di nascita;
• numero di telefono;
• parole comuni;
• password già utilizzate altrove.

Passaggio 4: inserire i dati richiesti

Microsoft può chiedere alcune informazioni necessarie per configurare e proteggere l’account.

Passaggio 5: verificare l’indirizzo

Inserire il codice ricevuto tramite e-mail o seguire la procedura di verifica mostrata.

Passaggio 6: configurare la sicurezza

Dopo la creazione è consigliabile aggiungere:

• un indirizzo e-mail di recupero;
• un numero di telefono;
• la verifica in due passaggi;
• un’app di autenticazione.

Una volta completata la registrazione, l’account può essere utilizzato per Word online, OneDrive, Outlook e gli altri servizi gratuiti disponibili.

Come creare un nuovo documento

Dalla pagina iniziale di Word online è possibile creare un documento vuoto oppure utilizzare un modello.

Creare un documento vuoto

1. Aprire Word online.
2. Selezionare Documento vuoto.
3. Attendere il caricamento dell’editor.
4. Fare clic sulla pagina.
5. Iniziare a scrivere.

Il nuovo file viene salvato automaticamente su OneDrive mentre si lavora.

Utilizzare un modello

I modelli aiutano a creare rapidamente documenti già organizzati.

Tra quelli disponibili possono essere presenti:

• curriculum;
• lettere;
• calendari;
• relazioni;
• volantini;
• copertine;
• documenti scolastici;
• documenti professionali.

Per utilizzare un modello:

1. tornare alla schermata iniziale di Word;
2. cercare il tipo di documento;
3. selezionare il modello desiderato;
4. attendere la creazione della copia;
5. sostituire testi, immagini e dati di esempio.

Prima di inviare il documento è sempre opportuno controllare che non siano rimasti nomi, date o testi dimostrativi appartenenti al modello.

Come utilizzare l’interfaccia di Word online

L’interfaccia è organizzata in schede.

Le voci visibili possono cambiare in base alle dimensioni dello schermo, al tipo di account e agli aggiornamenti del servizio, ma normalmente comprendono:

• File;
• Home;
• Inserisci;
• Layout;
• Riferimenti;
• Revisione;
• Visualizza;
• Guida.

Barra del titolo

Nella parte superiore viene mostrato il nome del documento.

Facendo clic sul nome è possibile rinominare rapidamente il file.

Barra multifunzione

Contiene i comandi raggruppati per attività.

La scheda Home, per esempio, comprende gli strumenti per carattere, paragrafo, stili e modifica.

Area del documento

È la pagina nella quale viene inserito il contenuto.

Facendo clic in un punto viene mostrato il cursore di scrittura.

Barra di stato

Nella parte inferiore possono essere visualizzati:

• stato del salvataggio;
• numero di pagina;
• conteggio delle parole;
• lingua;
• modalità di visualizzazione;
• livello di zoom.

Modalità di lavoro

In alto a destra può essere presente un menu che permette di passare tra:

• modifica;
• revisione;
• visualizzazione.

Se un file condiviso si apre in sola lettura, bisogna verificare che sia selezionata la modalità di modifica e che il proprietario abbia concesso l’autorizzazione necessaria.

Come scrivere e formattare il testo

Per scrivere è sufficiente fare clic nella pagina e utilizzare la tastiera.

La scheda Home contiene le principali opzioni di formattazione.

Cambiare il carattere

1. Selezionare il testo.
2. Aprire il menu del carattere.
3. Scegliere il font desiderato.

È consigliabile usare caratteri leggibili e diffusi, soprattutto se il documento verrà aperto su altri computer.

Cambiare la dimensione

1. Selezionare il testo.
2. Aprire il menu della dimensione.
3. scegliere il valore.

Per il corpo del testo sono comuni dimensioni comprese tra 10 e 12 punti. I titoli possono essere più grandi.

Applicare grassetto, corsivo o sottolineato

Selezionare il testo e premere il relativo pulsante.

Sono disponibili anche le scorciatoie:

• Ctrl + G o la combinazione mostrata dall’interfaccia per il grassetto, in base alla lingua e al sistema;
• Ctrl + I per il corsivo;
• Ctrl + U per il sottolineato.

Su macOS viene normalmente utilizzato il tasto Comando al posto di Ctrl.

Cambiare colore

È possibile modificare:

• colore del testo;
• evidenziazione;
• colore di sfondo di alcuni elementi.

Usare troppi colori può ridurre la leggibilità. Nei normali documenti professionali è preferibile mantenere uno stile semplice.

Allineare i paragrafi

Word online permette di allineare il testo:

• a sinistra;
• al centro;
• a destra;
• giustificato.

Modificare interlinea e spaziatura

Dalla sezione Paragrafo è possibile controllare la distanza tra le righe e, in alcuni casi, quella tra i paragrafi.

Una corretta spaziatura rende più leggibili relazioni, curriculum e documenti lunghi.

Creare elenchi

Sono disponibili:

• elenchi puntati;
• elenchi numerati;
• elenchi a più livelli.

Per creare un elenco:

1. posizionare il cursore;
2. selezionare il tipo;
3. scrivere il primo elemento;
4. premere Invio per aggiungere il successivo;
5. premere Invio due volte per terminare.

Come utilizzare titoli e stili

Gli stili sono più efficaci della formattazione manuale.

Invece di aumentare semplicemente la dimensione e applicare il grassetto, è possibile selezionare:

• Titolo;
• Titolo 1;
• Titolo 2;
• Titolo 3;
• Normale;
• Citazione;
• altri stili disponibili.

Gli stili permettono di:

• mantenere una grafica coerente;
• modificare più facilmente il documento;
• organizzare i contenuti;
• migliorare l’accessibilità;
• generare un sommario;
• spostarsi tra le sezioni.

Per applicare uno stile:

1. selezionare il testo;
2. aprire la raccolta Stili nella scheda Home;
3. scegliere Titolo 1, Titolo 2 o un’altra voce.

In un documento ben organizzato, Titolo 1 viene utilizzato per le sezioni principali, Titolo 2 per le sottosezioni e Titolo 3 per ulteriori approfondimenti.

Come inserire immagini

Word online consente di aggiungere immagini dal dispositivo o da altre fonti disponibili nell’interfaccia.

Inserire un’immagine dal computer

1. Posizionare il cursore nel punto desiderato.
2. Aprire la scheda Inserisci.
3. Selezionare Immagini.
4. Scegliere il caricamento dal dispositivo.
5. Individuare il file.
6. Selezionare Apri o Inserisci.
7. Attendere il caricamento.

Dopo l’inserimento è possibile selezionare l’immagine e modificare:

• dimensioni;
• posizione;
• disposizione rispetto al testo;
• testo alternativo;
• ritaglio;
• stile, quando disponibile.

Word per il Web permette di inserire immagini e tabelle direttamente dal browser.

Ridurre immagini troppo grandi

Immagini molto pesanti possono rallentare il documento e consumare spazio su OneDrive.

Prima del caricamento può essere utile:

• ridimensionarle;
• convertirle in un formato adatto;
• comprimerle;
• eliminare metadati non necessari.

Aggiungere il testo alternativo

Il testo alternativo descrive l’immagine per chi utilizza tecnologie assistive.

Deve spiegare in modo semplice che cosa rappresenta l’elemento e perché è importante nel documento.

Come creare una tabella

Le tabelle sono utili per organizzare dati, confronti, orari ed elenchi strutturati.

Inserire una tabella

1. Posizionare il cursore.
2. Aprire la scheda Inserisci.
3. Selezionare Tabella.
4. Evidenziare il numero di righe e colonne.
5. Fare clic per confermare.

Scrivere nelle celle

Fare clic in una cella e digitare il contenuto.

Il tasto Tab consente generalmente di passare alla cella successiva.

Aggiungere righe o colonne

Selezionare una cella e utilizzare i comandi relativi alla tabella per:

• aggiungere una riga sopra;
• aggiungere una riga sotto;
• aggiungere una colonna a sinistra;
• aggiungere una colonna a destra;
• eliminare righe o colonne.

Formattare la tabella

È possibile modificare:

• bordi;
• allineamento;
• sfondo;
• larghezza;
• distribuzione delle colonne;
• stile grafico.

Word online gestisce bene le tabelle comuni, ma il programma desktop offre strumenti aggiuntivi, come alcune conversioni tra testo e tabella e l’incorporamento avanzato di tabelle Excel.

Come inserire collegamenti

Un collegamento può indirizzare a:

• una pagina web;
• un indirizzo e-mail;
• una risorsa online;
• un’altra posizione supportata.

Procedura

1. Selezionare la parola o la frase.
2. Aprire Inserisci.
3. Selezionare Collegamento.
4. Inserire l’indirizzo.
5. Confermare.

In molti casi è possibile utilizzare la scorciatoia Ctrl + K oppure Comando + K su Mac.

I collegamenti inseriti nel documento funzionano sia in Word desktop sia in Word per il Web.

Prima di condividere un file importante è consigliabile controllare che ogni collegamento:

• sia corretto;
• utilizzi un indirizzo affidabile;
• non punti a contenuti riservati;
• sia accessibile ai destinatari.

Come aggiungere intestazioni e piè di pagina

Le intestazioni vengono visualizzate nella parte superiore delle pagine, mentre i piè di pagina compaiono nella parte inferiore.

Possono contenere:

• titolo del documento;
• nome dell’autore;
• nome dell’organizzazione;
• data;
• numero di pagina;
• informazioni riservate;
• un’immagine o un logo.

Procedura

1. Aprire la scheda Inserisci.
2. Selezionare Intestazione e piè di pagina.
3. Fare clic nell’area superiore o inferiore.
4. Inserire il testo desiderato.
5. Premere Esc o fare clic fuori dall’area per tornare al documento.

Word per il Web supporta intestazioni e piè di pagina, anche se alcune personalizzazioni avanzate rimangono più complete nel programma desktop.

Come inserire i numeri di pagina

Per numerare le pagine:

1. aprire Inserisci;
2. selezionare Numeri di pagina;
3. scegliere la posizione;
4. selezionare l’allineamento;
5. decidere se mostrare anche il numero totale delle pagine, quando disponibile.

È possibile posizionare il numero:

• nell’intestazione;
• nel piè di pagina;
• a sinistra;
• al centro;
• a destra.

Per vedere correttamente il risultato può essere necessario aprire la visualizzazione di lettura o l’anteprima di stampa. Word per il Web supporta l’inserimento dei numeri di pagina e del conteggio complessivo.

Come salvare un documento

Word online salva automaticamente i documenti su OneDrive.

Non è quindi necessario premere continuamente un pulsante Salva. Nella barra di stato può comparire una voce come:

• Salvataggio in corso;
• Salvato.

Microsoft conferma che le modifiche effettuate in Word per il Web vengono salvate automaticamente.

Verificare il salvataggio prima di chiudere

Prima di chiudere la scheda:

1. controllare l’indicatore di salvataggio;
2. attendere che mostri il completamento;
3. verificare che il nome del file sia corretto;
4. assicurarsi che la connessione non sia interrotta.

Se il browser viene chiuso mentre la connessione è assente, le ultime modifiche potrebbero non essere state sincronizzate.

Creare una copia

Per duplicare il documento:

1. aprire il menu File;
2. selezionare Crea una copia o Salva con nome;
3. scegliere un nuovo nome;
4. selezionare la posizione;
5. confermare.

Questa funzione è utile prima di effettuare modifiche importanti a un documento originale.

Come rinominare un file

Il nome predefinito può essere generico, per esempio “Documento”.

Per modificarlo:

1. fare clic sul nome nella barra superiore;
2. selezionare il testo esistente;
3. digitare il nuovo nome;
4. premere Invio o fare clic fuori dal campo.

È consigliabile utilizzare nomi descrittivi, come:

Curriculum_Mario_Rossi_2026.docx

oppure:

Relazione_progetto_versione_finale.docx

Evitare nomi vaghi come:

• Documento nuovo;
• File 1;
• Testo;
• Copia;
• Versione finale definitiva nuova.

Un nome chiaro rende più semplice trovare il documento su OneDrive.

Come recuperare una versione precedente

OneDrive conserva la cronologia delle versioni dei documenti.

Questa funzione può essere utile quando:

• è stato cancellato un paragrafo;
• una modifica non è corretta;
• un collaboratore ha cambiato il documento;
• si desidera recuperare una versione precedente;
• il file è stato sovrascritto.

Con un account Microsoft personale è possibile recuperare le ultime versioni conservate dal servizio; la documentazione Microsoft indica fino a 25 versioni per i documenti personali, mentre per gli account aziendali o scolastici il numero dipende dalla configurazione dell’organizzazione.

Procedura generale

1. Aprire OneDrive.
2. Individuare il documento.
3. Fare clic con il pulsante destro.
4. Selezionare Cronologia versioni.
5. Controllare date e autori.
6. Aprire la versione desiderata.
7. Ripristinarla oppure scaricarne una copia.

Prima del ripristino è consigliabile controllare attentamente il contenuto, per evitare di sostituire una versione più recente ancora utile.

Come aprire un file DOCX esistente

Word online può essere utilizzato per modificare un documento già presente sul computer.

Caricare il file su OneDrive

1. Accedere a OneDrive.
2. Selezionare Carica.
3. Scegliere File.
4. Individuare il documento DOCX.
5. Confermare il caricamento.
6. Fare clic sul file per aprirlo in Word.

In alternativa, in alcune schermate di Word è possibile trascinare direttamente il documento nella finestra del browser.

Modificare il documento

Una volta aperto:

1. controllare la modalità in alto a destra;
2. selezionare Modifica;
3. effettuare le correzioni;
4. attendere il salvataggio automatico.

File DOC meno recenti

I vecchi documenti Word 97-2003 utilizzano l’estensione .doc.

Word online può visualizzare diversi documenti meno recenti, ma per modificarli può creare una copia nel formato moderno .docx. La versione web non salva nuovamente i file nel formato .doc tradizionale.

Prima di convertire un file importante è opportuno conservare una copia dell’originale.

Come modificare un documento condiviso

Quando qualcuno condivide un documento, si riceve normalmente un collegamento.

Aprire il collegamento

1. Selezionare il collegamento ricevuto.
2. Accedere con l’account richiesto.
3. Attendere l’apertura del file.
4. Controllare la modalità disponibile.

Se il documento è in sola lettura

Le possibili cause sono:

• il proprietario ha concesso solo la visualizzazione;
• il file è protetto;
• è stato usato l’account sbagliato;
• il collegamento non consente modifiche;
• la modalità selezionata è Visualizzazione.

È possibile chiedere l’autorizzazione al proprietario oppure creare una copia, se questa operazione è consentita. Microsoft indica che, quando la modifica non è disponibile, si può richiedere il permesso oppure creare una copia del documento con un altro nome.

Come condividere un documento

Word online permette di condividere un file tramite collegamento, evitando di inviare continuamente nuove copie come allegati.

Procedura

1. Aprire il documento.
2. Selezionare Condividi.
3. Scegliere le autorizzazioni.
4. Inserire nomi o indirizzi e-mail.
5. Aggiungere un messaggio, se necessario.
6. Selezionare Invia.

In alternativa è possibile copiare il collegamento e inviarlo tramite chat o e-mail.

Scegliere le autorizzazioni

Le opzioni possono comprendere:

• può visualizzare;
• può modificare;
• persone specifiche;
• utenti dell’organizzazione;
• chiunque disponga del collegamento.

La disponibilità dipende dal tipo di account.

Condivisione sicura

Per documenti riservati è preferibile:

• selezionare persone specifiche;
• evitare collegamenti pubblici;
• controllare gli indirizzi dei destinatari;
• revocare l’accesso quando non serve;
• non concedere la modifica a chi deve soltanto leggere.

La procedura ufficiale di condivisione prevede la selezione del comando Condividi, la configurazione dei permessi e l’inserimento dei destinatari.

Come collaborare in tempo reale

Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.

Quando la collaborazione è attiva, Word può mostrare:

• chi sta visualizzando il file;
• la posizione del cursore degli altri utenti;
• le modifiche in tempo reale;
• commenti e risposte;
• cronologia delle versioni.

Il documento deve essere archiviato su OneDrive o SharePoint e condiviso con autorizzazioni adeguate.

Consigli per evitare confusione

Quando molte persone collaborano:

• assegnare sezioni precise;
• utilizzare gli stili;
• aggiungere commenti invece di cancellare dubbi;
• evitare modifiche simultanee allo stesso paragrafo;
• controllare la cronologia;
• usare la modalità Revisione per documenti delicati.

La collaborazione in tempo reale è uno dei principali vantaggi di Word online rispetto allo scambio di molte copie separate dello stesso file.

Come aggiungere commenti

I commenti permettono di discutere una parte del testo senza modificarla direttamente.

Inserire un commento

1. Selezionare una parola o una frase.
2. Aprire la scheda Revisione.
3. Selezionare Nuovo commento.
4. Scrivere il messaggio.
5. Pubblicarlo.

Rispondere

Un collaboratore può rispondere nello stesso riquadro, creando una conversazione collegata al testo.

Risolvere un commento

Quando la questione è stata gestita, il commento può essere contrassegnato come risolto.

È preferibile risolverlo invece di eliminarlo immediatamente, perché in questo modo rimane una traccia utile del confronto.

Come usare il rilevamento delle modifiche

Il rilevamento delle modifiche registra gli interventi effettuati nel documento.

Permette di vedere:

• testo aggiunto;
• testo eliminato;
• cambiamenti di formattazione;
• autore della modifica;
• modifiche accettate o rifiutate.

Attivare la funzione

1. Aprire la scheda Revisione.
2. Cercare Rileva modifiche.
3. Attivare la funzione.
4. Scegliere, se disponibile, se rilevare le modifiche di tutti o soltanto le proprie.

Microsoft conferma che Word per il Web supporta il rilevamento delle modifiche, insieme alla possibilità di accettare o rifiutare le revisioni.

Questa funzione è utile per:

• correzione di testi;
• revisione di contratti;
• lavori scolastici;
• documenti editoriali;
• approvazione di procedure;
• collaborazione tra autore e revisore.

Come scaricare un documento in formato DOCX

Anche se il file viene salvato su OneDrive, è possibile scaricarne una copia sul computer.

Procedura

1. Aprire il documento.
2. Selezionare File.
3. Scegliere Crea una copia, Salva con nome oppure l’opzione di download disponibile.
4. Selezionare il download di una copia.
5. Attendere la creazione del file.
6. Controllare la cartella Download.

Il documento viene normalmente scaricato in formato .docx.

Microsoft prevede espressamente la possibilità di scaricare una copia di un documento creato con Word per il Web e di modificarla successivamente anche senza connessione, utilizzando un programma compatibile.

Quando utilizzare DOCX

Il formato DOCX è consigliato quando:

• il documento deve essere modificato ancora;
• verrà aperto con Microsoft Word;
• deve essere inviato a un collaboratore;
• bisogna conservarne una copia locale;
• si desidera lavorare offline con un programma installato.

Come esportare un documento in PDF

Il PDF è utile quando il documento deve mantenere la stessa impaginazione.

Procedura

1. Aprire File.
2. Selezionare Esporta.
3. Scegliere il download come PDF.
4. Decidere, se richiesto, se includere i commenti.
5. Confermare.
6. Scaricare il file.

Microsoft permette di esportare da Word per il Web un PDF senza commenti oppure una versione che include i commenti.

Quando utilizzare PDF

Il PDF è preferibile per:

• stampa;
• curriculum definitivo;
• fatture e preventivi;
• relazioni concluse;
• documenti da leggere;
• condivisione senza modifiche;
• conservazione dell’impaginazione.

Prima di inviarlo è consigliabile aprire il PDF e controllare:

• margini;
• interruzioni di pagina;
• immagini;
• tabelle;
• numeri di pagina;
• intestazioni;
• caratteri speciali.

Come stampare un documento

Per stampare:

1. aprire File;
2. selezionare Stampa;
3. attendere la preparazione dell’anteprima;
4. scegliere la stampante;
5. configurare pagine e copie;
6. verificare orientamento e formato;
7. avviare la stampa.

Word per il Web utilizza una visualizzazione PDF per preparare il documento, mantenendo il layout per la stampa.

Controlli importanti

Prima di stampare verificare:

• numero totale delle pagine;
• pagine vuote;
• orientamento verticale o orizzontale;
• margini;
• dimensione della carta;
• presenza di commenti;
• stampa fronte-retro;
• qualità delle immagini.

Se servono impostazioni tipografiche molto precise, il programma desktop offre un controllo maggiore.

Come usare Word online da smartphone e tablet

Word per il Web può essere aperto anche dal browser di un dispositivo mobile, ma l’esperienza dipende dal sistema operativo e dalle dimensioni dello schermo.

La procedura è simile:

1. aprire il browser;
2. accedere al portale Microsoft 365;
3. selezionare Word;
4. aprire o creare un documento;
5. effettuare le modifiche.

Su uno smartphone l’interfaccia può essere più compatta e alcuni comandi possono trovarsi in menu ridotti.

Per un utilizzo frequente è generalmente più comoda l’app mobile ufficiale di Word o Microsoft 365, ma la versione web resta utile quando:

• non si vuole installare un’app;
• il dispositivo è condiviso;
• serve una modifica veloce;
• si deve visualizzare un documento;
• l’app non è disponibile.

Su Android, Microsoft non garantisce lo stesso supporto browser offerto sui sistemi desktop; per questo l’app ufficiale può essere una scelta più affidabile.

Come usare Word online senza Internet

Word per il Web è progettato principalmente per l’utilizzo con una connessione attiva.

Non offre la stessa esperienza offline del programma Word installato su Windows o macOS.

Quando si prevede di rimanere senza connessione è possibile:

1. aprire il documento mentre si è online;
2. scaricarne una copia DOCX;
3. modificarla con un programma installato;
4. ricaricarla su OneDrive quando la connessione torna disponibile.

Tra i programmi che possono aprire DOCX offline rientrano:

• Microsoft Word desktop;
• LibreOffice Writer;
• ONLYOFFICE Desktop Editors;
• Pages su Mac.

Bisogna prestare attenzione alle versioni. Se altre persone continuano a modificare il file online mentre si lavora sulla copia locale, al momento del caricamento potrebbero esistere due versioni differenti da confrontare.

Limiti di Word online gratis

Word online è molto utile, ma non sostituisce completamente Word desktop.

Dipendenza dalla connessione

Senza Internet non è possibile contare su tutte le normali funzioni di apertura, modifica e sincronizzazione.

Spazio OneDrive limitato

L’account gratuito comprende 5 GB.

I normali documenti di testo occupano poco spazio, ma fotografie, video, allegati e file di grandi dimensioni possono esaurirlo più rapidamente.

Macro non disponibili

Word per il Web non permette di creare o eseguire macro VBA come il programma desktop.

Le macro sono utilizzate soprattutto in contesti professionali per automatizzare operazioni ripetitive.

Stampa unione limitata

La generazione automatica di lettere, etichette, buste e documenti personalizzati richiede normalmente Word desktop.

Impaginazione avanzata ridotta

Alcune funzioni relative a sezioni, oggetti incorporati, modelli complessi e composizione professionale sono assenti oppure meno complete.

Gestione limitata dei vecchi formati

Word online lavora principalmente con DOCX.

Un file DOC può richiedere la conversione prima della modifica, mentre altri formati potrebbero non essere supportati direttamente.

Componenti aggiuntivi e strumenti professionali

Alcuni componenti aggiuntivi, integrazioni aziendali e strumenti avanzati richiedono il programma desktop o un abbonamento specifico.

Correzione di base gratuita

Microsoft Editor è disponibile nella versione web e offre gratuitamente il controllo ortografico e grammaticale di base. Alcuni suggerimenti avanzati possono essere riservati agli abbonati Microsoft 365.

Differenze tra Word online e Word desktop

Funzione	Word online gratis	Word desktop
Installazione	Non necessaria	Necessaria
Account Microsoft	Necessario per l’uso personale completo	Necessario per licenze recenti
Costo	Gratuito per le funzioni web	Licenza o abbonamento
Creazione di file DOCX	Sì	Sì
Modifica di file DOCX	Sì	Sì
Salvataggio automatico	Sì, su OneDrive	Sì per file cloud
Utilizzo offline	Limitato	Sì
Collaborazione	Sì	Sì
Commenti	Sì	Sì
Rilevamento modifiche	Sì	Sì
Esportazione PDF	Sì	Sì
Numeri di pagina	Sì	Sì
Intestazioni e piè di pagina	Sì	Sì
Macro VBA	No	Sì
Stampa unione	Non completa	Sì
Oggetti incorporati	Limitati	Completi
Citazioni e riferimenti avanzati	Limitati	Più completi
Impaginazione professionale	Limitata	Completa
Spazio cloud	5 GB con account gratuito	Dipende dal piano

La versione web è adatta alla maggior parte delle attività quotidiane. Word desktop diventa importante quando il documento richiede automazioni, modelli aziendali, sezioni complesse, stampa unione, gestione avanzata delle fonti o lavoro offline continuo.

Microsoft mantiene una tabella di confronto tra le funzioni disponibili in Word per il Web e quelle del programma desktop.

Come proteggere i documenti

Poiché i file vengono archiviati online, è importante proteggere l’account.

Utilizzare una password sicura

La password deve essere:

• lunga;
• unica;
• difficile da indovinare;
• diversa da quelle utilizzate su altri siti.

Attivare la verifica in due passaggi

La verifica aggiunge un secondo controllo oltre alla password.

Può utilizzare:

• applicazione di autenticazione;
• codice;
• chiave di sicurezza;
• altro metodo previsto dall’account.

Controllare le condivisioni

Periodicamente verificare:

• quali file sono condivisi;
• chi può modificarli;
• quali collegamenti sono ancora attivi;
• se esistono accessi non più necessari.

Non usare computer pubblici per file riservati

Quando si usa un computer condiviso:

• utilizzare una finestra privata;
• non salvare la password;
• disconnettere l’account;
• chiudere tutte le schede;
• cancellare eventuali file scaricati;
• non lasciare copie nella cartella Download.

Attenzione al phishing

Diffidare da messaggi che chiedono di:

• confermare urgentemente la password;
• sbloccare un documento;
• rinnovare l’account tramite un collegamento sospetto;
• aprire un allegato inatteso;
• inserire credenziali in una pagina non Microsoft.

Problemi comuni e soluzioni

Word online non si apre

Provare a:

1. controllare la connessione;
2. ricaricare la pagina;
3. chiudere e riaprire il browser;
4. utilizzare una finestra privata;
5. cancellare cache e cookie;
6. provare un altro browser;
7. disattivare temporaneamente estensioni problematiche;
8. verificare l’account.

Il documento non viene salvato

Controllare:

• connessione Internet;
• spazio disponibile su OneDrive;
• autorizzazioni del file;
• account utilizzato;
• messaggi nella barra di stato.

Se lo spazio cloud è esaurito, eliminare o spostare alcuni file.

Prima di chiudere il documento può essere utile scaricare una copia locale.

Il file si apre in sola lettura

Le cause possono essere:

• permesso di sola visualizzazione;
• modalità Visualizzazione;
• documento protetto;
• account errato;
• limitazioni impostate dal proprietario.

Selezionare la modalità Modifica oppure richiedere l’autorizzazione.

Non trovo un documento

Controllare:

• pagina Recenti;
• cartella Documenti di OneDrive;
• Cestino;
• ricerca di OneDrive;
• account Microsoft utilizzato;
• sezione Condivisi;
• cronologia del browser.

Spesso il file è stato salvato in un account diverso.

La formattazione è cambiata

Le cause più comuni sono:

• font non disponibile;
• documento creato con funzioni desktop avanzate;
• conversione da DOC a DOCX;
• immagini ancorate in modo complesso;
• caselle di testo;
• interruzioni di sezione;
• oggetti incorporati.

Aprire il file con Word desktop, se disponibile, oppure controllare il PDF finale.

Il caricamento del DOCX non termina

Verificare:

• dimensione del file;
• connessione;
• spazio OneDrive;
• nome del documento;
• eventuali caratteri insoliti;
• stato del browser.

Provare a rinominare il file con un nome semplice e a caricarlo nuovamente.

Non riesco a scaricare il PDF

Provare a:

1. consentire i download nel browser;
2. controllare la cartella Download;
3. disattivare il blocco dei popup;
4. usare un altro browser;
5. verificare la connessione;
6. creare una copia del documento;
7. ripetere l’esportazione.

Le modifiche di un collaboratore non compaiono

Controllare:

• che entrambi stiano lavorando sullo stesso file;
• che il documento sia salvato su OneDrive;
• che la connessione sia attiva;
• che non sia stata scaricata una copia separata;
• che il browser non abbia perso la sincronizzazione.

Ricaricare la pagina solo dopo aver verificato che le proprie modifiche siano state salvate.

Word online è lento

Le prestazioni possono peggiorare con:

• documenti molto lunghi;
• numerose immagini;
• file pesanti;
• molte schede aperte;
• poca memoria disponibile;
• estensioni del browser;
• connessione lenta;
• molti collaboratori contemporanei.

Ridurre le dimensioni delle immagini, chiudere schede inutili e dividere un documento eccessivamente grande può migliorare la situazione.

Domande frequenti su Word online gratis

Devo installare Word online?

No. Word per il Web funziona direttamente nel browser.

Serve Microsoft 365?

Non serve un abbonamento per utilizzare le funzioni gratuite della versione web.

Serve invece un account Microsoft.

Posso utilizzare Word online su Windows 11?

Sì. È sufficiente utilizzare un browser aggiornato.

Posso utilizzarlo su Mac?

Sì. Word online funziona anche su macOS tramite browser.

Funziona su Linux?

Sì, purché venga utilizzato un browser compatibile. Non esiste però la normale versione desktop completa di Microsoft Word per Linux.

Posso aprire un DOCX senza installare Office?

Sì. È possibile caricare il file su OneDrive e aprirlo con Word per il Web.

I documenti vengono salvati automaticamente?

Sì. Word online salva automaticamente su OneDrive mentre si lavora.

Posso salvare sul computer?

Sì. È possibile scaricare una copia in formato DOCX oppure esportare il file in PDF.

Posso usare Word online per il curriculum?

Sì. È possibile partire da un documento vuoto o utilizzare un modello.

Prima dell’invio è consigliabile esportare il curriculum in PDF.

Posso creare una tesi?

È possibile scrivere una tesi semplice, utilizzare titoli, note e numeri di pagina.

Per lavori molto lunghi, bibliografie complesse, riferimenti incrociati e impaginazione avanzata, Word desktop può essere più adatto.

Posso inserire immagini e tabelle?

Sì. Entrambe le funzioni sono disponibili.

Posso aggiungere i numeri di pagina?

Sì. Word per il Web permette di inserirli nell’intestazione o nel piè di pagina.

Posso creare un sommario?

Word online supporta diversi strumenti basati sugli stili dei titoli. Per ottenere una struttura corretta bisogna applicare Titolo 1, Titolo 2 e Titolo 3 alle intestazioni del documento.

Posso lavorare con altre persone?

Sì. È possibile condividere il documento e collaborare in tempo reale.

Gli altri devono avere Word installato?

No. Possono aprire il documento dal browser, purché dispongano delle autorizzazioni necessarie.

Posso impedire agli altri di modificare il file?

Sì. Durante la condivisione bisogna assegnare il permesso di sola visualizzazione.

Posso vedere chi ha modificato il documento?

La collaborazione e la cronologia delle versioni permettono di identificare molti interventi, soprattutto quando gli utenti lavorano dopo aver effettuato l’accesso.

Posso recuperare un testo cancellato?

È possibile usare immediatamente Annulla oppure consultare la cronologia delle versioni di OneDrive.

Word online ha il controllo ortografico?

Sì. Microsoft Editor offre il controllo ortografico e grammaticale di base agli utenti gratuiti.

Posso usare le macro?

No. Le macro VBA richiedono Word desktop.

Posso eseguire una stampa unione?

La funzione completa è disponibile nel programma desktop.

Posso modificare file DOC?

Il file può essere visualizzato, ma per modificarlo Word online può creare una nuova copia in formato DOCX.

Posso aprire un PDF con Word online?

Word per il Web è progettato principalmente per documenti Word. Un PDF non deve essere considerato automaticamente modificabile come un DOCX.

Per modificare il contenuto può essere necessario convertirlo o utilizzare strumenti specifici.

Quanto spazio gratuito offre OneDrive?

L’account gratuito comprende 5 GB di spazio cloud.

Cosa succede quando lo spazio finisce?

Il caricamento e il salvataggio di nuovi contenuti possono essere limitati.

Bisogna eliminare file, svuotare il Cestino, spostare contenuti altrove oppure acquistare spazio aggiuntivo.

Posso usare Word online senza carta di credito?

Sì. Per il normale account gratuito non è necessario acquistare un abbonamento.

Una carta può essere richiesta soltanto per prove o servizi a pagamento.

Word online contiene tutte le funzioni di Word?

No. Include molte funzioni comuni, ma non macro, stampa unione completa e diversi strumenti avanzati disponibili nel programma desktop.

Posso utilizzare Word online per lavoro?

Sì, per molti documenti comuni.

Prima di gestire informazioni aziendali riservate bisogna però verificare le regole dell’organizzazione e utilizzare l’account professionale autorizzato.

È sicuro usare Word online?

Il servizio utilizza l’account Microsoft e OneDrive per archiviare i file.

La sicurezza dipende anche dal comportamento dell’utente: password unica, verifica in due passaggi, attenzione alle condivisioni e protezione dei dispositivi sono fondamentali.

Posso chiudere il browser senza salvare?

Word salva automaticamente, ma è consigliabile attendere che l’indicatore mostri Salvato prima di chiudere la scheda.

Posso modificare il documento offline dopo averlo scaricato?

Sì, purché sul computer sia presente un programma compatibile con DOCX.

Le modifiche effettuate sulla copia locale non vengono sincronizzate automaticamente con il file originale online.

Word online sostituisce completamente Word desktop?

Per lettere, curriculum, appunti, relazioni e collaborazione può essere sufficiente.

Per macro, automazioni, documenti molto complessi, stampa unione e lavoro offline continuativo è preferibile il programma desktop.

Conclusioni

Word online permette di utilizzare gratuitamente le principali funzioni di Microsoft Word direttamente dal browser.

Per iniziare basta creare un account Microsoft, accedere al portale Microsoft 365 e selezionare Word. Non è necessario installare programmi e non serve sottoscrivere un abbonamento per creare e modificare normali documenti online.

Il nuovo file viene salvato automaticamente su OneDrive, nello spazio gratuito associato all’account. Da Word per il Web è possibile scrivere e formattare il testo, applicare stili, inserire immagini e tabelle, aggiungere intestazioni e numeri di pagina, correggere gli errori, condividere il documento e collaborare in tempo reale.

Al termine del lavoro, il documento può essere scaricato in formato DOCX, esportato in PDF oppure stampato.

I limiti principali riguardano il lavoro offline, le macro, la stampa unione, alcuni formati meno recenti e le funzioni di impaginazione più avanzate. Per la maggior parte dei documenti personali, scolastici e professionali semplici, tuttavia, Word online gratis rappresenta una soluzione completa e immediata.

È particolarmente utile per chi deve aprire un file DOCX senza installare Office, lavorare da un computer diverso dal proprio oppure condividere un documento con altre persone. Utilizzando correttamente gli stili, il salvataggio automatico, la cronologia delle versioni e le autorizzazioni di condivisione, è possibile gestire in modo ordinato e sicuro anche attività collaborative.